Small Business Success Story: Marks-gruppen hjelper SMBer til å nå Cloud

Hvis du er en eier av små bedrifter, bruker du sannsynligvis datamaskiner og alt det teknologien du kan bruke til å drive firmaet ditt. Men du kan fortsatt bruke teknologi på den gammeldags måten, slik små bedrifter gjorde det i, si, 2010.

Du har sannsynligvis PCer på kontoret, servere i et bakrom som forbinder dem i et nettverk og et annet utstyr der du lagrer alle dine data. Programvaren du bruker, kom sannsynligvis i en krympebrett, og du hyret en IT-ekspert for å installere den og kjøre nettverket ditt.

Ja, det er gammelt.

Det er ganske mye hva et oppvarmings- og kjølefirma i Pennsylvania hadde, og hva det til slutt etterlatt, takket være en liten bedrift som heter Marks Group, som hjelper oss med å dirigere andre små bedrifter til 21-tallet for bruk av teknologi.

Du kommer kanskje også til å like:

Best Small Business Loan Options

Dårlig kreditt? Bedriften din har fortsatt muligheter

Utvide virksomheten din? Her er hvor du skal vende

Hvordan forstå APR for Online Business Loans

Skyen, definert

Du kan være som de fleste små bedrifter i landet som ennå ikke har tatt til skyen. Den skyen refererer til systemet der brukerne får tilgang til datakraft gjennom et nettbasert nettverk, i stedet for å måtte sette alt på kontoret.

I skyen gjøres de fleste av dine småbedriftsoppgaver - styrer bøkene dine, holder oversikt over beholdningen, og sørger for at kunden er fornøyd - gjøres online. Du trenger ikke å kjøpe dine egne servere og annet utstyr, og i noen tilfeller trenger du ikke å ansette en IT-stab til å kjøre nettverket ditt. Noen andre vil gjøre det for deg.

Tidligere ble dette kalt verktøyberegning, fordi det ganske mye gjør databehandlingskraft til et verktøy, som vann eller strøm.

I stedet for å betale for et program på forhånd, betaler du vanligvis et månedlig abonnementsavgift basert på antall brukere. I stedet for å ha alle dataene på kontoret, lagres informasjonen i et datasenter et annet sted, kanskje til og med hundrevis av kilometer fra hvor du er.

Mer enn halvparten eller 57% av små bedrifter i USA bruker ikke skyteknologi, sammenlignet med 43% som gjør det, ifølge en rapport fra 2013 fra National Small Business Association. Men her er en annen slående statistikk: Bare fem år siden, i 2010, var det bare 5% av småbedrifter som håndterte teknologien gjennom skyen.

Swift besparelser

Blant de nye cloud-computerkonverteringene er Oliver Heating & Cooling, et 44 år gammelt selskap med rundt 200 ansatte basert i Morton, Pennsylvania.

Selskapet har nylig vendt seg til Marks Group, en næringsvirksomhet basert i nærheten av Philadelphia med 10 ansatte som hjelper bedrifter med å operere mer effektivt ved å omfavne ny informasjonsteknologi, inkludert skybaserte systemer.

Oliver sliter med "utdatert programvare" for å holde styr på kunder, ifølge Todd Whitmire, selskapets IT-direktør.

"Vi hadde problemer med å spore kundeemner og salg," forteller Investmentmatome. "Vi hadde problemer med å samle all informasjonen. Å få alle rapportene begynte å bli ekstremt vanskelig."

Marks-gruppen bidro til å overføre Olivers system til Microsoft Dynamics. Selskapet valgte å gå med den skybaserte versjonen. Det kostet rundt $ 20.000, som inkluderte gebyrene til Marks-gruppen.

Selskapet realiserte besparelser nesten umiddelbart. Tidligere måtte Oliver betale opptil $ 15.000 på forhånd for lisenser, og opptil $ 2000 for hver oppdatering. Med det skybaserte systemet betaler Oliver en månedlig avgift på $ 65 per bruker, eller omtrent $ 950 i måneden.

De sparte også ved ikke å måtte kjøpe maskinvare. Oliver brukte rundt $ 137 000 hver femte til sju år for å kjøpe nye servere, som oversetter til rundt $ 30 000 i året.

"Vi er foran kampen nå fordi vi ikke bruker $ 30 000 i året for servere," sier Whitmire.

Det er også bekvemmelighet og effektivitet fra deres nye kundeforholdsadministrasjon, eller CRM-system.

"Det er vel verdt det," sier han. "Det er live informasjon, og du kan bore deg ned. Du vet hvordan ledere som de dashbordene. De kan se alt leve. Det gir dem en varm, fuzzy følelse."

Gå inn i det 21. århundre

Det er gode nyheter for Gene Marks, eieren av Marks Group, som også skriver en populær kolonne på små bedrifter for Washington Post, Forbes, Huffington Post og Entrepreneur magazine.

Han ble evangelist for cloud computing etter sin egen grove erfaring med forretningssoftware.

Han startet Marks-konsernet i 1994 med sin far, som han sa, "solgte verdens verste regnskapsprogramvare, en applikasjon han utviklet på egenhånd, som aldri gjorde det til førsteklasses tid."

"Etter seks voldsomme år har det skjedd en stor ting: år 2000, som i hovedsak deaktiverte programvaren hans," sier han og refererer til den såkalte Y2K-krisen som møtte datasystemer over hele verden.

Så deres selskap skiftet strategi og startet videresalg av andre programvareprodukter og støttetjenester.Marks-konsernet tilbyr nå både skybaserte og on-premise forretningsapplikasjoner for en rekke oppgaver fra å håndtere kundeforhold til overvåking av inventar for å holde oversikt over økonomien.

Marks heter fem viktige oppgaver små bedrifter kan gjøre i skyen:

1. Du kan beholde kundekontiene dine gjennom "kundeforholdsstyring" eller CRM, programmer, for eksempel Zoho.com.
2. Du kan administrere din økonomi og transaksjoner, ved hjelp av et program som Xero.com.
3. Du kan gjøre det lettere for dine ansatte å samarbeide og koordinere virksomheten, gjennom programmer som Microsoft Office Live 365.
4. Du kan gjøre det enklere å administrere prosjekter ved hjelp av et program som Basecamp.
5. Du kan gjøre kommunikasjon innen bedriften raskere og mer effektiv. Marks citerer den populære kommunikasjonsappen, Slack.

Veteranteknologanalytiker Roger Kay fra Endpoint Technologies Associates sier at "små bedrifter kan definitivt utnytte skyen," spesielt ettersom alternativene deres vokser jevnt. "Når det gjelder sky, er det noe for alle," forteller Investmentmatome.

Nå er skyen ikke alltid lett å selge til små bedrifter. Marks citerer tre vanlige spørsmål.

"Hvorfor betaler jeg månedlig når før jeg bare betalte en gang?"

"For dette forklarer jeg at de ikke lenger trenger å håndtere årlig vedlikehold, maskinvare, oppgraderinger, sikkerhetskopier og tilgang," forteller Investmentmatome. "Dette senker deres eierkostnad."

"Hvordan vet jeg at dataene mine er sikre?"

"Til dette spør jeg om de ærlig tror at deres egen interne sikkerhet er faktisk bedre enn Microsoft, Salesforce eller andre store skytselgere," sier han. "Disse selskapenes forretningsmodell er avhengig av den beste sikkerheten, og selv om ingen kan være 100% sikre, har de sikkert bedre ressurser til disposisjon."

"Hvordan vet jeg at disse skyteleverandørene skal være rundt og hva skjer med dataene mine hvis de ikke er?"

Merkene svarer, "Selv om en skytselger har problemer, er det mer enn sannsynlig at kundene dine vil bli kjøpt av noen andre." I forretningssoftwareindustrien er leverandører kjøpt av andre selskaper, og i de fleste tilfeller finner overtakere måter å opprettholde Det oppkjøpte firmaets kundebase.

Kay of Endpoint Technologies Associates sier også at han vil sette sikkerhet og bekvemmelighet som de viktigste årsakene til at små bedrifter skal omfavne cloud computing.

"Jeg ville ikke måle verdien i kostnadsbesparelser, men i forsikringsverdien av å ikke miste data som en bedrift, noe som kan være katastrofalt," sier han.

"Jeg visste en fyr som mistet notisboken med alle sine ting på det, og han hadde aldri støttet det. Det satte han bokstavelig talt ut av virksomheten. Det er også en liten verdi for å kunne få tilgang til filene dine fra andre maskiner. Jeg har vært kjent for å slå opp en fil gjennom en seer på telefonen min da jeg ikke hadde en datamaskin med meg."

Cloud bekvemmelighet

Søken etter bekvemmelighet kjørte også en annen liten bedrift for å henvende seg til Marks Group for å få hjelp. Thompson Mahogany er et 172 år gammelt tømmerfirma basert i Philadelphia.

Generalsjef Andrew Nuffer sier at selskapet ville bli kvitt et system som han kaller "trist". Hans hovedspørsmål til Marks-gruppen, sa han, var: "Hei, er det noen måte mine gutter kan få tilgang til [vårt system] på deres iPads eller smarttelefoner, slik at de ikke trenger å komme tilbake til kontoret for å legge inn informasjonen i vår CRM?"

Ja det var. Med Marks-gruppens hjelp ble Thompson Mahogany en annen cloud-computing-konvertering.

"I det lange løp er det verdt det," forteller Nuffer Investmentmatome. Det nye systemet har gjort livet lettere for ham og hans ansatte, legger han til. "Vi kan bare trekke over til siden av veien og se noe opp. Vi kan få mer arbeid gjort."

Men Nuffer, hvis firma startet i 1843, sier at han fortsatt har kvalme om å helt omfavne skyen. Selskapet har fortsatt systembaserte for noen viktige oppgaver, for eksempel lagerstyring.

Nuffer sa at selskapet ikke vurderer å flytte dem til skyen. "For mange handelshemmeligheter i dem," sier han, men legger til, "men hvem vet det. Det kan endres i de neste 10 årene. Hvis du hadde fortalt meg for 10 år siden at jeg kunne gjøre alt på en iPhone, ville jeg ha latt på deg."

"Dette er vårt første skritt inn i det riket," sier han. "Kanskje vi går videre. Jeg vet ikke."

Flere små bedrifter vil trolig fortsette å omfavne skyen, og spekulerer Gene Marks.

'' Den virkelige grunnen? Småbedriftseiere har snart ikke noe valg, sier han. "Programvareselskaper pløyer flertallet av deres FoU til skybaserte applikasjoner. Infrastrukturfirmaer gjør hastigheter og får tilgang til mye raskere. For programvarefirmaer er forretningsmodellen mye bedre, en konsekvent, forutsigbar inntektsstrøm og mer kontroll over støttekostnader. Små bedrifter kommer til å bli presset der, som det eller ikke. Så nå er det på tide å håndtere det."

Du kan finne ut mer om skybaserte forretningsapplikasjoner i en Investmentmatome-artikkel på 20 Apps for Small Business Owners. Marks-gruppen har også en videoside på de forskjellige sky-applikasjonene for små bedrifter.

Benjamin Pimentel er en stabskribent som dekker småbedrifter for Investmentmatome. Følg ham på Twitter @benpimentel , på Google+ og på Linkedin.

For mer informasjon om hvordan du starter og driver en bedrift, besøk Vår side Small Business Guide . Gratis, personlige svar på spørsmål om start og finansiering av virksomheten din, kan du besøke Lite firma Del av Investmentmatomes Spør en rådgiver-side.

Foto av Gene Marks høflighet av Marks Group.