De trekkede begrensningene for prosjekter og implementering |

La oss innse det - som en liten bedriftseier eller leder, er du egentlig en prosjektleder. Sjelden får du fokus på spesialiteten din. Du styrer andres arbeid, tar de store beslutningene, sannsynligvis håndterer bud og forslag citeringsprosessen, og fullfører mange andre daglige oppgaver bare for å holde ting i gang. Så noen grunnleggende prosjektledelse konsepter kan hjelpe deg med kritiske forretningsbeslutninger og forslag.

Prosjektledelse virker på en delikat balanse mellom det jeg kaller Trifecta of Project Management:

• Kvalitet: Nivået på fortreffelighet av produktet - om det oppfyller eller overgår forventningene / spesifikasjonene
• Kostnad: Hvor mye penger det tar å produsere produktet (både hvor mye materialene til å opprette produktkostnaden, samt hvilke penger det tar å brenne produksjonen)
• Plan: Tiden som er nødvendig for å lage produktet lagt til med hvor lang tid det tar å levere det

La oss se på et fantasisscenario. Si at du eier et markedsførings- og grafisk designfirma som nettopp har hentet en klient som trenger salgsfremmende hefter for et kommende messe. Hvis du ser på prosjektet gjennom trippelbegrensningsmodellen, må du samarbeide med klienten din på en plan som tydelig angir forventet kvalitet, i forhold til tiden du forventer å bruke på den, deres forventning om sluttdato, og kostnaden, inkludert ekstrautgifter og andre slike kostnadselementer. Ofte er det ikke vanskelig å planlegge et prosjekt. Ting skjer og planer eller kostnader må forandre seg litt. Bare bygg litt i tide på planen og litt fleksibilitet på kostnadene. Behandle så du går. Les videre for å se flere detaljer om hensyn som du må gjøre for hvert aspekt av trippelbegrensningsmodellen for prosjekter.

Kvalitet

Snakk med kundene dine om behov mot kostnad og tid fra starten. Skriv ned nøyaktig hva det er de vil og hva de er og ikke er villige til å gå på kompromiss med med hensyn til kvalitet. Vær oppmerksom på at på både slutten og klientens slutt er det lett å bli borte med å ønske å forbedre produkter og gjøre endringer. Dette, mens det kan potensielt gjøre et bedre produkt, kan også raskt spinne ut av kontrollen. Du kan finne deg ut av tid og penger med et uferdig produkt. Det ville være mer hensiktsmessig å skape et produkt som vil fungere, og også få det gjort innen tid og finansbudsjett enn for det forrige scenariet som skal skje. Det kan være hensiktsmessig å sette opp et "putebudsjett" i tilfelle denne forekomsten.

Kostnad

Når du snakker om kostnad, vær forsiktig med faste priser. Ofte (på grunn av kvalitetsspiralen diskutert tidligere) kan faste kostnader faktisk komme tilbake på produsenten, og koster dem mer enn de var hensikt. I stedet, få dem til å gi deg et minimum og et maksimum som de er villige til å betale. Så gå for minimum. Mer enn sannsynlig, selv om du sikter mot minimum, vil du ende opp med et tall som er nærmere maksimum. (Dette går tilbake til ideen om et putebudsjett).

Schedule

Planlegging kan være frustrerende og kjedelig. Men det kan virkelig lønne seg for deg i det lange løp. Angi datoer for hvert nivå av produksjon på når du forventer å ha visse aspekter av prosjektet gjort. Forstå at produksjonsfrister ikke kan og vil ikke alltid bli oppfylt, så igjen med budsjetteringsideen, sørg for at tidsfrister er minst noen dager lenger enn når du virkelig trenger tidsfristen.

For mer informasjon …

Hvis du implementerer disse ideene, ved å vite at trifecta fungerer som et system med kontroller og balanser, så vil du kunne produktbehandle materiale effektivt og innenfor budsjettet. For mer informasjon om grunnleggende prosjektledelse, her er noen gode ressurser:

• PMI.org - Hovedkontor for alle ting prosjektledelse.
• Wiki på prosjektledelse - En utmerket introduksjonsartikel om prosjektledelse konsepter og tilnærminger.
• Prosjektledelse Triangle - En grundigere diskusjon om trippelbegrensningsmodellen som diskutert her.