5 Måter å gjøre arbeidstakerplanlegging enkelt |

Arbeidstakerplanlegging er et viktig problem for alle bedriftsledere. Ledere kan føle trykkmontering når det mangler en effektiv planleggingsprosess. På samme måte gjør det vondt med ansattes moral når de ikke har en tidsplan som tjener sine ferdigheter og behov. For å gjøre saken verre, har den som har ansvaret for personalplanlegging, ofte å gjøre med hauger med rutetabeller, tidsplaner, tilgjengelighetskalendere og ansattes forespørsler om at de må administreres manuelt eller på et stort regneark. Noen planleggere tilegner seg hele dager eller uker til å utvikle, publisere og redigere ansattes tidsplaner!

Det er dusinvis av tidsplanrelaterte problemer som krever oppmerksomhet til ledere og ansatte. En godt organisert tidsplan holder organisasjonen bevegelige og løser mange komplekse situasjoner. La oss ta en titt på fem måter å gjøre prosessen enklere.

1. Kjenn teamet ditt

Det første trinnet for effektiv ansatt planlegging er å lage liste over ansatte som jobber for din virksomhet eller avdeling. Sammen med navn og roller, bør du også holde kontaktinformasjonen nyttig, samt eventuelle relevante ferdigheter og sertifiseringer. Ytterligere informasjon kan omfatte om de er deltids- eller heltid, samt eventuelle overtidsbegrensninger.

2. Lag en prosess for tilgjengelighet av ansatte

Gi ansatte mulighet til å kommunisere sine foretrukne arbeidstimer. Å gi ansatte muligheten til å stemme sine preferanser gir ledere en måte å fremme et samarbeidsmiljø. Videre kan kjennskap til ansattes preferanser tillate deg å plassere ansatte i et tilgjengelig arbeidsskifte som passer for begge parter. Tilgjengeligheten kan lagres i et kalenderformat eller som et skjema. Ansatte bør kunne velge mer enn ett foretrukket skifte. De bør også være oppmerksomme på at de noen ganger må jobbe andre skift for å dekke alle åpne åpningstider.

3. Gjør timeplanen lett tilgjengelig

Når du har opprettet tidsplanen, må du kontrollere at det er enkelt for ansatte å se og få tilgang til det. Ofte kan medarbeiderne glemme å se på timeplanen hvis den ikke er i et lett synlig sted. Videre er det enkelt for medarbeiderne å miste eller mispladere papirkopier av deres individuelle tidsplaner. Hvis ansatte ikke har lett tilgang til timeplanen, vil de ofte oppleve sent på jobb (hvis de ikke kommer opp i det hele tatt).

4. Planlegg det verste

Når du utformer arbeidsplanen, hold nesefaktoren i tankene. En godt utformet tidsplan inneholder en plan B, slik at lederen ikke trenger å panikk hvis en ansatt ikke vises eller må gå til en nødsituasjon. Å ha et godt organisert tilgjengelighetskart vil også hjelpe deg her. Ledere bør også ha klart definerte regler om skifthandel og fravær.

5. Planlegg den riktige personen for jobben

Bruk din personaleliste for å sikre at du planlegger ansatte i henhold til deres talenter og ferdigheter. Noen ganger, spesielt i underbemannede miljøer, er ledere tvunget til å fylle skiftene selv med de ansatte som ikke passer best til jobbene. Dette kan få jobben gjort; Bedriften din vil imidlertid ha stor nytte av prosesser som er perfeksjonert i forhold til å være nettopp fullført. Fortsatt å planlegge medarbeiderne i stillinger som ikke passer deres preferanser eller evner, kan også ha en negativ innvirkning på ansattes moral.

For å gjøre arbeidstakerplanlegging enkelt, kan du vurdere å erstatte den manuelle administrasjonsprosessen med en programvareløsning. Effektiv planlegging programvare vil tilby konflikthåndtering for å produsere feilfrie tidsplaner og levere fleksibiliteten til å håndtere dine spesielle behov. Men du gjør planleggingen din, og dekker alle dine skift med riktig person, samtidig som prosessen blir mer effektiv og mindre stressende, bør være ditt endelige mål.

Kalenderbilde med tillatelse til Shutterstock