Slik outsources du effektivt når du driver en liten bedrift |

Når du driver en liten bedrift, er det alltid gode nyheter å oppdage at du har mer arbeid enn du kan holde tritt med. Og når en økende arbeidsbelastning ikke helt garanterer å ta på en ekstra fullstendig ansatt, kan outsourcing være en effektiv og økonomisk levedyktig løsning.

Outsourcing arbeid har sine fordeler; nemlig at det kan ta noe av trykket fra ditt eget team, men det er åpenbare bekymringer om å la en ekstern person, uansett kvalifisert eller erfaren, bidra til driften og utgangen av virksomheten din.

Tilordne Oppgaver til outsourcing leverandører

Selv om du har tatt beslutningen om å outsource oppgaver som et resultat av en økende arbeidsbelastning, står det selvsagt at det viktigste og vitale arbeidet definitivt skal forbli hjemme. Du får mer kontroll og input over hva som blir produsert, og dette arbeidet vil bli utført av enkeltpersoner som har mer detaljert kunnskap om virksomheten din og hvordan det fungerer.

Når et individ opererer utenfor et arbeidsmiljø, har du selvfølgelig mindre kontroll og innsats over arbeidet de produserer og metoden som de gjør det på.

Hvis du ansetter noen midlertidig, er det ofte en tendens til å slappe av prosessen som personen og deres ferdigheter vurderes. Uansett hvor kort en tidsperiode en person skal jobbe med, bør deres ferdigheter og erfaring undersøkes med samme oppmerksomhet på detaljer som om de var en potensiell heltidsansatt.

Bruk det samme prosedyre og mentalitet du ville ha hvis du ansatte et fast medlem av heltidsansatte. Selv om en person skal bidra til virksomheten din i en relativt kort tid, be om referanser, eksempler på deres arbeid og en detaljert oversikt over deres erfaring og arbeidshistorie til dags dato. Du betaler for deres tjenester, så du bør sørge for at de er i stand til å levere høyverdig arbeid som skal bidra til virksomheten din.

Steve Mezak er administrerende direktør for Accelerance, et California-basert selskap som spesialiserer seg på hjelpe små bedrifter og bedrifter til å outsource arbeid. Snakker til www.businessweek.com, sa Mr Mezak: "Å ansette en outsourcing leverandør er som å ansette ansatte […] Tenk på offshore-teamet som din egen, en som du nøye ansetter og håndterer over tid for å få gode resultater." Strenge om hvem du ansetter vil sikre at penger som brukes til å outsource arbeid, ikke vil bli bortkastet, og at arbeidet ikke vil bli forbedret eller fornyet av faste ansatte som er opptatt av å fullføre sitt eget ansvar. I et slikt tilfelle kan outsourcing i hovedsak øke arbeidsbelastningen ytterligere.

For å unngå nødvendigheten av at arbeidet blir endret og forbedret, være spesifikt med hensyn til oppgavene du tilordner en ekstern medarbeider. Det enkle faktum at de ikke er i arbeidsmiljøet fjerner muligheten til å diskutere ideer, krav og arbeid som blir produsert. Å lage en detaljert oversikt over hva som forventes vil spare tid og penger, og det vil sikre at de beste resultatene oppnås i en effektiv tidsramme.

Å treffe tiltak for å sikre effektiv outsourcing

Tilordne en ekstern ansatt en bedrifts e-postadresse er viktig for å opprettholde kontakt, omtale forventninger og plikter, samt å være en nøyaktig måte å registrere nøyaktig hvem som er ansvarlig for oppgaver - dette vil være spesielt nyttig hvis det er noen tvil eller forvirring om hva som var forventet av en ekstern medarbeider.

Når noen jobber for virksomheten din, trenger de tilgang til relevante materialer og informasjon for å få jobben gjort. Det inkluderer tilgang til og bruk av bedriftens IT-system. Hvis du har utført nødvendige bakgrunnskontroller og oppnådde referanser, bør du være i stand til å stole på at en person skal gi dem tilgang til denne informasjonen.

Men når arbeidskraften vokser, inkludert eksterne ansatte, er tillit ikke lenger en tilstrekkelig forsvarslinje med hensyn til ting som IT-sikkerhet. Selv om det er nødvendig, og absolutt viktig, at ansatte har tilgang til relevant materiale, slik at du har tilstrekkelige begrensninger på plass, vil du fjerne enhver trussel om at konfidensielt materiale, inkludert informasjon om klientbase, kan brukes uegnet. Implementering av effektiv IT-sikkerhet, tilgjengelig fra selskaper som britisk-basert firma TSG, er en effektiv måte å bruke sikkerhetspolitikk på. Det tillater deg å begrense tilgangen til bestemt materiale uten å hindre utgangen av en ansatt, permanent eller midlertidig.

Selv om det er av største betydning å skissere hva som forventes av en person når du outsourcing, er det også like viktig å Gjør problemer med betaling klar til en ekstern ansatt. Etter hvert som bedriften din vokser og outsourcing blir en gjentakende nødvendighet for å takle etterspørselen, har en standardkontrakt som bestemmer betaling og arbeidsforhold en effektiv metode for å kontrollere dette aspektet av outsourcing. Men når du outsourcing på en liten skala, formelt fastsette forventninger og detaljer om betaling som begge parter er enige om, er mer enn tilstrekkelig. Som all kommunikasjon mellom en bedrift og eksterne ansatte, bør dette registreres i form av e-post, slik at eventuelle tvister kan løses raskt.

Outsourcing er ment å spare deg for tid og krefter, og bidrar til suksess og vekst i din virksomhet. Men når du velger tid og omsorg når du velger ansatte som vil være ansvarlige for dine delegerte oppgaver og gjennomføre nødvendige tiltak for å fjerne potensielle problemer, vil det sikre at outsourcing er en hjelp, snarere enn en hindring, for å oppnå din virksomhet.