I 1994-filmen Stargate med James Spader og Kurt Russell, hadde noen fiktive naturfreak åpnet en merkelig lysdør mellom to dimensjoner. På den ene siden var verden som vi kjenner det. På den andre siden, en merkelig, fremmed verden, som ingenting vi noensinne hadde sett. Forskjellige dimensjoner i dag er ...

Forskjellige dimensjoner

I dag er et annet stjernegalleri, hvor to dimensjoner møtes. Og i dette tilfellet er det ikke science fiction, det er like ekte som selve virksomheten. En av disse dimensjonene er regnskap. Den andre planlegger. De møtes i dag.

I utgangspunktet går det slik: Regnskapet slutter i dag og går tilbake i fortiden. Planleggingen starter i dag og går frem i fremtiden.

Hvis det ser ut som teoretisk eller begrepsmessig, kanskje litt upraktisk, tenk på nytt. Dette er viktig. Det kan spare deg unødvendig hodepine og stress. Det hjelper deg med å holde deg i den riktige dimensjonen, og forstår at de økonomiske projeksjonene i forretningsplanen ikke er ment å være bygget i uhyggelig detalj.

Et enkelt eksempel

Ta balansen her, et eksempel tatt fra Wikipedia. Den såkalte balansen er en standard finansiell rapport som viser eiendeler og gjeld og kapital i en bedrift på slutten av en bestemt dag, måned, år eller hva som helst. Eiendeler er gode, ting du eier som kontanter og land, eller penger skyldes deg som kundefordringer. Forpliktelser er gjeld, penger du skylder, og derfor ser du ting som er "betales" - noe som betyr at du må betale dem - som gjeld. Kapital er det som er igjen. Det kalles en balanse fordi det er magisk, det magiske av dobbeltregistrering, eiendelene er alltid nøyaktig lik forpliktelsene og hovedstaden.

0

Del dette bildet

mer

Slingpic

Drevet av

Er dette som regnskapsrapport eller en projeksjon i en forretningsplan? Du kan ikke fortelle. Det ser ut akkurat det samme, uansett. Men i sannhet er de forskjellige dimensjoner.

Regnskap samler transaksjonsregister

Regnskap går tilbake fra i dag til fortiden i stadig større detalj

Hvis det er regnskap, så er hvert nummer vist der faktisk en oppsummeringsrapport av en database full av transaksjoner. Kontantbalansen er som din sjekkbokssaldo, det er resultatet av å legge opp alle innskudd og trekke alle sjekker. Hva de kaller kundefordringer er summen av alle beløpene som skyldes alle de forskjellige kundene, en rapport fra hundrevis, kanskje tusenvis av forskjellige transaksjoner. Du lager et salg, legger ut en faktura, venter på å bli betalt, så får du endelig betalt, registrerer transaksjonen, debetkassen og kredittkreditten, og så videre, gjennom en samling av bestemte transaksjoner. $ 52.000 rapportert som jordverdi kan være det du betalte for land, men det kan være oppløsning av dusinvis av landtransaksjoner, salg av noen, kjøp av andre, og det er balansen.

Forpliktelser, som eiendeler, er bygget fra bunnen opp i regnskap ved å holde oversikt over alle transaksjonene og oppsummere sluttresultatet. Betalingsmåter kan være dusinvis av små handelsregninger som sitter på et spike et sted, eller et lån fra banken, i så fall er det relatert til utlånsbeløpet minus summen av alle hovedbetalingene.

Jeg håper du får ideen: regnskap er en stor samling av oppsummerte tidligere transaksjoner. Fokuser på et hvilket som helst tall i en regnskapsoppstilling, og du bør kunne zoome inn på flere detaljer, ned til hver enkelt transaksjon.

Planlegging gjør rimelige utdannede gjetninger

Planlegging går fremover fra i dag til fremtiden i stadig økende sammendrag og aggregering.

Overvei, om du vil, den samme illustrasjonen som en del av en forretningsplan, noe som gir et estimert gjetning om hva balansen vil være to eller tre år fra nå. Ikke engang prøve, ikke for et sekund, å tro at du skal estimere penger ved å anslå detaljene til tusenvis av transaksjoner og legge dem opp. Du skal ikke estimere eiendeler ved å gjette hva du skal kjøpe, og når (for ikke å nevne avskrivninger, så late som jeg ikke gjorde det). Du skal ikke estimere gjeld ved å gjette når du tok ut hvert lån, akkurat det du kjøpte, og når. Nei, det er umulig og dumt. Du kommer til å finne noen måte å gjette på dine penger, dine eiendeler, dine forpliktelser, basert på større utdannede gjetninger knyttet logisk til de store strømningene, som salg.

Vi jobber sammen senere om hvordan du kan gjøre rimelige estimater, men for illustrasjonens skyld har jeg noen eksempler for å forklare forskjellen i dimensjoner:

Kundefordringer betyr penger du skylder av kunder. Du lager salget, men du leverer en faktura, og venter på å bli betalt; Det er slik det går i forretningsmessig salg. Så du må gjette hvor mye penger vil bli sittende der, på viktige punkter i fremtiden, og venter på å bli betalt. Hver dollar i kundefordringer er en dollar mindre penger, fordi den ble bestilt som salg, men du har ikke pengene. Du prøver imidlertid ikke å gjette alle de spesifikke salgstransaksjonene med alle de spesifikke kundene, og legge dem alle sammen og finne ut hvor totalen vil være to eller tre år fra nå. I stedet antar du hvilken prosentandel av salget innebærer fakturaer og venter, og så gjett du hvor mange dager i gjennomsnitt du må vente, og du kan gjøre noen nummer triks for å gjøre et utdannet gjetning.

• Du gjetter ikke hva du kommer til å skylde ved å legge opp alle de forestillte regningene fra noen gjettet - ved fremtidige kjøp. I stedet estimerer du hvor mye du betaler ut i utgifter som et spørsmål om prosenter av salg og lønn eller noe, og deretter anslår om en måneds verdi av det som gjeld.
• Jeg skal ikke belabor eksemplene fordi jeg tror det er allerede nok til å gjøre poenget. Du må gjøre noen logiske gjetninger.

Hvorfor går dette?

Topp ned mot bunn opp

Hver gang jeg møter noen som prøver å klare detaljen detaljert av forventede rentekostnader for å tillate flere forskjellige lån med ulike priser og vilkår som en del av en forretningsplan. Eller det er noen som prøver å gjette eiendeler ved å gjette detaljert kjøpsdata og verdier. Og så er det folk som prøver å projisere fremtidige kundefordringer ved kunde, gjette hver kundes fremtidige salgs- og betalingsmønstre.

Problemet er selvsagt det er veldig vanskelig å gjøre. Du kan tilbringe levetidskalkuleringsdetaljer og aldri komme så nært som du ville med et godt estimat.

Sammenlign sikkerhetsnivåene: la oss si at renten normalt er en prosent eller to av de totale utgiftene, og utgifter er vanligvis noe som to- tredjedeler av salget. Hvis salgsoverslaget for fremtidige år ligger innenfor 5%, gjør du det bedre enn de fleste. Hvor feil kan du gå med en enkel estimert rentesats, og hvor mye påvirker det? Taler vi ikke om små prosenter, i et system som må estimere andre elementer som har hundrevis av ganger mer usikkerhet?

Her er et eksempel med tall: Et selskap planlegger å selge 1 million dollar og har rentekostnader på 10.000 dollar. Spekteret mellom pluss eller minus 5% i salget er $ 100.000, fra $ 950.000 på den lave enden til $ 1.050.000 på den høye. Så hvis du savner den forventede interessen med $ 2000? Eller kanskje $ 5000? Projeksjonen avhenger av estimering av salg, salgskostnad, alle utgifter, samt strøm av eiendeler og gjeld. Det er mye usikkerhet i dette systemet, nødvendigvis, det er en del av prosessen. Til slutt vil du klare usikkerheten ved å spore resultatene hver måned og sjekke forskjellen mellom det du planla og hva som faktisk skjedde, Jeg foreslår at vi tenker på dette i bare et sekund. Er det fornuftig at forretningsplanleggingen handler om å projisere fremtiden, så nøyaktig at det er ikke god nok å bruke en enkel gjennomsnittlig beregnet rentesats på dine forventede forpliktelser? Har du virkelig tid til å modellere den detaljerte effekten av flere hypotetiske renter på flere hypotetiske lån som en del av en projeksjon som avhenger av en estimert salgsprognose?

Planlegging er å ta beslutninger, sette prioriteringer og ledelse. Regnskap er også for informasjon og ledelse, selvfølgelig, men det er lovlige forpliktelser knyttet til skatt. Regnskapet må nødvendigvis gå veldig dypt inn i detalj. Planlegging krever en balanse mellom detalj og konsept, fordi det er tider når for mye detaljer ikke er produktive.

Gode ​​nyheter: Det gjør ting enklere

Dette er virkelig gode nyheter for forretningsplanlegging. Det betyr at du ikke må male et bilde av din økonomiske fremtid ved å detaljere hver murstein i hver bygning. Du kan gjøre det med en bred børste. Det gjør det ikke mindre realistisk, faktisk vil det vanligvis gjøre det mer realistisk, i hvert fall det er det jeg har sett mens jeg jobber med tusenvis av mennesker på tusenvis av forretningsplaner.

Vi er menneskelige. Vi jobber bedre med å forestille fremtiden i skala enn å bygge den murstein av murstein i vårt sinn.

Regnskap kan aldri gå galt. Forretningsplaner er alltid feil (ikke at de ikke er nyttige - det er som å gå eller styre, verdien er i korrigering og styring av hvor og hvorfor de har feil, men det er et annet kapittel.)

En finale Advarsel

Forskjellen mellom planlegging og regnskap er spesielt vanskelig for velutdannede regnskapsførere å håndtere. De lærte å bygge rapporter fra bunnen, fra detaljene, og det kan gjøre dem galne når du lager anslag ved hjelp av prosentandeler og algebra og vanlig sunn fornuft for noe de har lært å bygge opp fra omhyggelig detalj.

Viktigere enn å gjøre dem galne, dessverre er det noen ganger dette dimensjonale ubehaget kan gjøre regnskapsførerne så ulykkelige at de vil si at estimatene dine er feil. I disse tilfellene er de ofte misforstå hva det betyr å fremstille fremtiden i sammendraget i stedet for å telle detaljene i fortiden. Tilgi dem, de mener det bra; men ikke la dem kjøre deg gal heller. Hold deg til planleggingen.