For å kutte, eller ikke å kutte? Registrering for nye bedrifter |

Starte din egen virksomhet er et spennende første skritt i skipets verden. Det er også begynnelsen på forholdet ditt med IRS.

Du er juridisk forpliktet til å holde økonomiske registre som er tilgjengelige for IRS skyld. Men hvilke skal du holde fast på, og hvilke er bare ekstra kontorsklutter?

Ved online bokføringstjeneste Bench er vi eksperter når det gjelder de finere nyansene for å spore dine økonomiske forhold. I denne veiledningen ser vi på hvilke poster du trenger å beholde, hvor lenge du trenger å beholde dem, og noen få effektive metoder du kan bruke til å holde postene dine organisert.

Se også: Kan jeg regne med dette? En regnskapsfører forklarer verden av avskrivninger

Hvilke skatteoppgaver trenger jeg å beholde?

Hvis du er selvstendig næringsdrivende eller eier en liten bedrift, krever IRS deg å beholde dokumentasjon som støtter påstandene om inntekt, fradrag, eller kreditt som vises på skjemaet for selvangivelse. Dette viser at du har fortjent det du fortalte IRS du tjente, eller kjøpte det du fortalte IRS du kjøpte.

Generelt skal dokumentasjonen du beholder, inneholde:

• Kvitteringer
• Bank- og kredittkortopplysninger
• Regninger
• Avlyste kontroller
• Fakturaer
• Bevis på betalinger
• Regnskap fra bokholderen
• Tidligere avkastninger
• W2 og 1099 skjemaer
• Eventuelle andre dokumentasjonsbevis som støtter en vare av inntekt, fradrag eller kreditt som vises på selvangivelsen din

Husk, dette er ikke en omfattende liste. Naturen og juridiske strukturen i virksomheten din vil påvirke hvilke poster du må beholde for IRS.

Bevisbyrden er på deg, bedriftseieren, å gi alle nødvendige dokumenter. Når du begynner å registrere, følg da dette enkle prinsippet: Hold alt.

I tilfelle en revisjon er din første forsvarslinje kvitteringer og skatteopplysninger. Lagring av dem alle vil maksimere beskyttelsesnivået ditt. Også ved å holde kvitteringene garanterer du at du vil kunne kreve eventuelle skattefradrag du skylder.

Se også: 7 Bokholdsvaner hver bør adoptere

Et mulig unntak: $ 75-regelen

Det er noen utgifter som Du er ikke juridisk pålagt å beholde kvitteringer. For eksempel krever IRS ikke at du beholder kvittering for reise (minus losji), underholdning, gaver eller transport, så lenge følgende gjelder:

• Kostnaden, inkludert losji, er mindre enn $ 75
• Kostnaden er for transport, og kvittering er ikke tilgjengelig.

Vær imidlertid oppmerksom på at i tilfelle av en revisjon kan eventuelle utgifter bli tvunget - selv de under $ 75.

For mer informasjon, se på IRSs retningslinjer for å bevise utgifter under $ 75.

Se også: Regnskapssvindelarket

Hvor lenge skal du beholde skatteoppgavene?

Treårsregelen:

Planlegg å holde din skatt poster i tre år etter datoen du sendte innkastet, eller fra forfallsdagen for retur (hvilken som helst senere). Hvis du returnerer tidlig, blir det behandlet som om det er innlevert på forfallsdagen.

Denne treårsregelen kommer til oss via Statutten for Begrensninger, som er perioden hvor du, skattebetaleren, kan endre din selvangivelse - eller hvor IRS kan revidere selvangivelsen. Når tidsbegrensningene utløper, er du ikke lenger pålagt å beholde skatteoppføringer for den perioden.

Unntak fra treårsregelen:

Som alltid er det unntak fra denne regelen. I noen tilfeller må du holde fast på poster som er lengre enn de tre årene for vedtak om begrensninger. Unntak inkluderer:

Skulder og verdiløse verdipapirer: Hvis du fratrukket kostnadene til en av disse på dine avkastningsmeldinger, behold du posten i syv år.

Utelatt inntekt: Hvis du ikke rapporterer inntekt til skattemyndighetene, og det er mer enn 25 prosent av bruttoinntekten oppgitt ved avkastningen, oppbevar poster i seks år etter datoen du arkiverte eller forfallsdato for avkastningen, hvilken som helst senere.

Arbeidsoppgavene: Arbeidsoppgavene bør holdes fire år etter at de relevante lønnsskattene forfaller, eller blir betalt - det som er senere.

Svindelfull retur: Hvis du fyller ut en retur svigaktig, ville du bedre takk til det. Det er ingen lov om begrensninger på avkastning som villar IRS.

Eiendomsrekord: Du bør oppbevare journaler knyttet til eiendomsretten i løpet av begrensningsloven - tre år etter at eiendommen forlater besittelsen.

Når det gjelder eiendomsregister, må du holde fast på dokumentasjon som gjerninger, titler og kostnadsgrunnlag. Dette gir deg mulighet til å beregne eventuell avskrivning, avskrivning eller avdragsavdrag, samt faktor gevinst eller tap når du selger eller disponerer eiendommen.

Se også: 6 Regnskapsmessige feil som setter små bedrifter i fare

Slik kjøpskvitteringer og skatteposter

Når du har bestemt hvilke poster du trenger å beholde og hvor lenge, er det på tide å sette opp et system for å organisere dem.

Heldigvis aksepterer IRS digitale dokumenter så lenge de er komplette, nøyaktige reproduksjoner av originalene. På forespørsel skal du kunne fremstille en lesbar, trykt kopi av et gitt dokument.

Dette betyr at dagene med å bruke et sprø arkivskap for å lagre skatteopplysningene dine er over; Det finnes en rekke digitale løsninger du kan bruke til å gå papirløst og holde postene dine i orden.

Sikre muligheter for skygemagasinering, for eksempel Dropbox, Evernote eller Google Disk, lar deg lagre dokumentene dine trygt på Internett. Når virksomheten din er opprettet, kan du vurdere å investere i en automatisk høyhastighetsskanner hvis du finner ut at du har mye papirarbeid, for å gjøre overføringen mer effektiv.

Det er også en god ide å beholde en sikkerhetskopi av dokumentene dine, enten på en passordbeskyttet fysisk lagringsenhet eller i en sekundær skyskonto.

Se også: Small Business Accounting 101: 9 Fremgangsmåte for å få din nye bedrift på sporet

Holde oppføringer for ikke-skattemessige formål

Når du ikke lenger behøver å holde fast i et dokument for skatt, må du kontrollere at du definitivt ikke trenger dem før de knuses. Din kreditorer, advokat eller forsikringsselskap kan trenge deg til å beholde dem for lengre tid enn IRS gjør.

Hvis du bruker Internett-lagring, i stedet for å slette dokumenter du ikke lenger trenger, kan du arkivere dem permanent. navigere i de grå områdene av småbedriftsregistrering - og sette opp et papirløst organisasjonssystem - vil redde deg fra farene ved kontorsklut, mens du sørger for at du alltid spiller etter reglene.