10 Alternativer til bedriftsverktøy Du (Sannsynligvis) Hate |

Jeg skal tilby noen få alternativer til verktøy og tjenester som er årsaken til utallige hodepine. Alle disse verktøyene er laget for å hjelpe deg med å jobbe raskere og tenke på hva du jobber med, i stedet for hvordan du gjør det.

Revidere dokumenter via e-post

Noen av de største hodepine jeg har opplevd i virksomheten Innstillinger har kommet fra å prøve å håndtere dokumentrevisjoner via e-post. Det tar ikke lang tid for ulike redaktører å gjøre endringer synkronisert med hverandre.

Jeg tok en side fra New York Times-forfatteren David Pogue og innlemmet online lagringsservice Dropbox i arbeidsflyten min. Det er fortsatt litt hikke, men det er fremgang.

Bruke e-post for omtrent alle kommunikasjoner

Det er forretnings- og produktivitetsguruer som gir en lykke med forslag til håndtering av e-post. Det trenger ikke å være slik. Hvis du har ressursene, kan du gjøre ting mye enklere ved å inkorporere bedriftens sosiale nettverk Yammer.

Det er som Facebook eller Twitter for bare din bedrift. Det er lettere å bruke og raskere enn e-post.

Notisblokk og tekstbehandlingsprogrammer (for å ta notater)

Hvis du bruker Microsoft Word som din virtuelle notisblokk, gjør du selv en tjeneste og bruk en dedikert notatapp i stedet. Microsoft gjør en fin en som heter OneNote, men jeg er delvis til Evernote. Du kan lage og finne notater enkelt med enten verktøyet; Du vil ikke ha en gruppe filer som er i strid med.

Men du gjør fakturaer nå

Jeg kjenner ingen som liker fakturaer. Den gode nyheten er at du kan redusere tiden du bruker, fylle dem ut, sende dem, organisere dem, spore dem og mye mer med nettbasert regnskapstjeneste Kashoo.

PowerPoint (og PP-presentasjoner)

Hvis du er en Mac-bruker, du vil ikke angre bytte til Apples Keynote. Det er bedre på en million små måter enn PowerPoint.

Likevel, uansett om du bruker Powerpoint, kan du krydre ting med unike, flotte diagrammer fra amCharts. Og i stedet for de forferdelige PowerPoint-utdelingene, gi publikum en link til lysbildene dine på Slide Rocket.

Microsoft Word

Jeg hater faktisk ikke denne, men mange, mange gjør det. Hvis du leter etter et verktøy for å skrive ujevn utkast, bruker du fulltekst tekstredigerer Writeroom eller Windows-tilsvarende WriteMonkey. Ulempen til begge verktøyene er at du sannsynligvis må kopiere og lime materialet ditt til et Word-dokument for formatering.

Prøv også Sider hvis du er på Mac.

Og til slutt kan du alltid lære MS Ord i dybden. Word er mye lettere å bruke når du kjenner tastaturgenveiene og hvordan man håndterer stiler. Stol på meg.

Passord Verktøy

Vi skal lage vill og unike passord for hvert nettsted vi logger på, og tvinger oss til å bruke systemer for å spore dem. Å bruke et regneark eller en fysisk notisblokk er tidkrevende og ikke veldig sikker. Verktøy for nettleserens passord hjelper, men hver nettleser har sitt eget system.

I stedet bruker du verktøyet LastPass med flere plattformer for passord. Den lagrer passordene dine sikkert og lar deg få tilgang til dem i en hvilken som helst nettleser hjemme, på jobb eller hvor du har LastPass installert (som kan være en smarttelefon eller nettbrett).

Whiteboards

Whiteboards er nyttige for å samarbeide og dele ideer og informasjon. Men de er stygg. Og de er tilbøyelige til å strikke. Glass Whiteboards tilbyr forbedret teknologi for å eliminere begge problemene.

Datamaskinoperativsystemet Windows Management Scheme

Hvis du er noe som meg, kan du bruke 2,4,5 programmer samtidig på en stasjonær datamaskin for å oppnå arbeidsoppgaver. Dette gjør at du tilbringer ufattelige gobs av tidshuffling vinduer rundt og leter etter bestemte åpne dokumenter og omarrangerer skrivebordet.

I stedet bruker du et program som Alfred for Mac eller Launchy for Windows. Ved å bruke enten kan du starte og bytte mellom programmer med tastatursnarveier.

Konferansesamtaler

Alle de bronumrene, pinnene og hoopsene som kan hoppe gjennom, kan være for mye innsats for telefonkonferansesamtaler. Lagre alle problemer og integrere webkonferansetjeneste Gå til Møte eller en meldingstjeneste som Skype i prosessen.

Foto via Flickr av Zach Klein