Hvorfor ignorerer kontantstrøm kan drepe din småbedrift

Bedrifter står overfor mange hindringer, spesielt når bare å komme i gang, og kontantstrøm er nær toppen av listen. Selv for lønnsomme selskaper kan det være en utfordring å sørge for at mer penger kommer i hver måned enn det som går ut. Varelager, kundefordringer, leverandørkontrakter og lønnsliste må styres effektivt slik at selskapene ikke taper ut på nødvendig investering og vekst på grunn av mangel på arbeidskapital.

Vi spurte Jeremy Office, en Delray Beach, Florida-basert rikdomsrådgiver for entreprenører og et medlem av vårt nettsted Ask a Advisor-nettverk, om måter bedriftseiere kan kontrollere kontantstrømmen og øke sine virksomheter.

Hvorfor er styring av kontantstrøm viktig for små bedrifter?

Styring av kontantstrøm er avgjørende for hvorvidt en bedrift lykkes. Statistikk viser opp mot 50% av bedriftene mislykkes. I mange tilfeller er disse lønnsomme virksomheter, men de lukker dørene på grunn av dårlig kontantstrømstyring. Mens de primære bekymringene er åpenbare, som for eksempel å møte lønn eller betale en leverandør, er det rippel og sammensatte effekter av konsekvent dårlig kontantstrømshåndtering som kan være virkelig skadelig.

Her er et altfor vanlig scenario: Bobs Renseri er en lønnsom bedrift, så Bob bestemmer seg for å foreta en forskuddsbetaling på et nytt utstyr. Han tar imidlertid ikke hensyn til kontantstrømmen, og pengene han brukte på utstyret var nødvendig for lønn den uken. Han har ikke kontanter og mislykkes i å møte lønn (dette var ikke første gang), så hans pickup / leveringsdriver slutter. Bob er i panikk og skifter sitt fokus for å hente / levere for å fylle tomrummet mens han ogsà ¥ prøver à ¥ finne en ny sjåfør. Bob har ikke tid til å ringe andre kontoer for å samle fordringer i tide, så et par flere betalinger blir forsinket.

I mellomtiden er Bobs største klient ulykkelig fordi hans leveranser er forsinket, og han bestemmer seg for å finne en annen leverandør. Den neste lønnsyklusen kommer, og den er dobbelt så stor nå. Samtidig er leie også forfalt, og Bob har en ny betaling skyldig på utstyret kjøpet han laget. Bob kan ikke gå to sykluser uten å betale sine ansatte, så nå er Bobs tid brukt til å administrere sen betaling til utleier og utstyrsleverandør og forsikre dem om at han skal betale ASAP.

Bob prøver fritt å forstå hvem som skylder ham penger og ringer dem for å få betalt. Han har ikke tid til å fokusere på å få nye kontoer, så salget begynner å falle. Bob begynner å miste klienter fordi leveringsdriveren han hyret ut av desperasjon, ikke har fått den rette trening og blander alles klær opp. Før Bob vet det, blir han konsumert av sin virksomhet og vet ikke hva han skal fokusere på. Hans ganglønnsomme virksomhet er nå i ferd med å lukke dørene sine fordi han ikke lenger har inntektene for å støtte sin månedlige brenning.

En liten bedrift som trenger å implementere en ny strategi - for eksempel økt inventar for ferien, ansette nye ansatte, implementere ny teknologi eller kjøpe nytt utstyr - kan gjøre det raskere og ha overbevisning i sin beslutning om det forstår konsekvensene og planene for kontantstrømmen påvirker. Cash crunches er uunngåelig for en liten bedrift, men det er mye lettere å overvinne når virksomheten forventer og har god tid til å finne en løsning.

" MER: Hvordan få arbeidskapital for små bedrifter

Hva bør småbedriftseiere huske på for å beregne kontantstrømmen mest nøyaktig?

De bør holde fokus på faktiske snarere enn hypotetiske data. Småbedriftseiere tar ofte beslutninger basert på forventning om å motta kontanter i fremtiden, og når det ikke skjer, kan det sette dem i en kontantkrem. Dette er ikke å si at du ikke bør ta hensyn til fremtidige kvitteringer (da dette er viktig ved modellering av kontantstrøm), men du bør være realistisk når slike inntekter vil bli mottatt. Hvis en faktura skyldes deg på 30 dager, men kunden har alltid betalt 15 dager for sent, bør du ta hensyn til ytterligere forsinkelse når du projiserer kontantstrøm.

Det er viktig at småbedriftseiere kontinuerlig overvåker kontantstrømsprosessen for å sikre at deres forventninger er i tråd med det som faktisk skjer. Dette vil bidra til å bygge overbevisning og avhengighet av prosessen.

Hva er noen enkle verktøy småbedrifter kan bruke til å spore kontantstrømmen?

Verktøy for styring av kontantstrøm er rikelig og varierer basert på nødvendig informasjon, teknisk kompetanse og nivå av automatisering. Ulike nettsteder som er dedikert til små bedrifter, sammen med kjente forretningsapplikasjoner som Microsoft Office og Google Docs, har opprettet standardiserte maler som kan lastes ned gratis. I de senere år har det vært ulike programvareplattformer og applikasjoner som har oppstått for å bidra til å håndtere kontantstrøm. Et enkelt Google-søk vil gi en rekke plattformer, inkludert Pulse, Float og Up Your Cash Flow. Og mange av de ledende regnskapsprogrammene har begynt å inkorporere kontantstrømstyringsverktøy (for eksempel QuickBooks kontantstrøm prognose rapport).

Hvert alternativ har sine egne styrker og svakheter, og en liten bedrift bør basere sin beslutning på verktøyet som den finner mest effektive. Et verktøy er bare gunstig hvis informasjonen den gir, gir tiltakbare resultater, så hvis en liten bedrift finner ut at et verktøy er for komplekst eller det ikke er i stand til å trekke gunstig informasjon, burde eieren se etter en annen løsning.

Generelt er det en god ide å ansette en uavhengig konsulent for å etablere rammeverket og lære bedriftseieren å bruke kontantstrøm. Dette gir en ressurs å ringe med spørsmål og fører til en dypere forståelse.

Jeremy Office er en rikdomsrådgiver for entreprenører og rektor for Maclendon Wealth Management, basert i Delray Beach, Fla.