Din faktura er blitt avvist: Topp 8 tips for fakturering av selskaper |

Ved å inngå en avtale med en bedrift eller bedriftskunde, er det et stort løft for enhver bedrift, liten og stor., er en annen ting helt.

Det kan gå like jevnt som du ville håpe, eller ende opp med et totalt rot. Alt avhenger av måten du fakturerer kundene dine på. Når fakturaen er mottatt og registrert, utløser fakturaen en rekke prosesser som resulterer i at penger treffer kontoen din, med mindre noe går galt.

Nøkkelen til at fakturaene dine er fjernet i tide ligger i detaljene. Følgende tips kommer fra mine to år i leverandørgjeld og kundefordringer, og etterfølgende vil du spare tid, penger og mye stress.

Se også: Hva er kontoer som kan betales? Metrics på et minutt

1. Vet hvor fakturaene dine faktisk går.

Når du arbeider med store selskaper, må du huske på at kontoer betalbar er en av de første prosessene som skal outsources og automatiseres. Og hvor det er automatisering, er toleransen for feil ved siden av ingen. Det gjelder også dine fakturaer.

Dette betyr at noen i et annet land (og enda en annen tidssone) sannsynligvis bøker dine fakturaer. Enten det er en tredjepart eller et delt servicesenter, er kvalitetsstandardene strenge. De vil ikke nøl med å avvise en faktura, spesielt fra en liten leverandør, med en liten mistanke om at noe er av. Hva som kan virke som en triviell detalj, kan faktisk føre til alvorlige konsekvenser for outsourcingpartneren i tilfelle en revisjon.

Videre opererer AP med et stort antall dokumenter, og hver av dem vurderes svært raskt. Det er ingen tid å analysere hver faktura i detalj - det er enten riktig eller ikke, og det er det. Pass på at fakturaene dine er godkjent og godkjent med en gang. Hvordan? Vel, ved å overholde!

2. Spiker det fra starten

De fleste betalingsproblemer jeg har sett, kunne enkelt blitt unngått ved bare å følge kundens faktureringskrav. Jo flere som er involvert i å sette avtale, desto større er sjansen for at denne informasjonen går seg vill.

Salgsmedlemmer er ofte de som mottar faktureringsinstruksjonene, men da de fokuserer mer på å sikre nye kunder, har de en tendens til å forsømme formaliteter som kommer etter.

Kontroller at salget og fakturering er på samme side. Ikke vent til fakturaen er forbi på grunn av at den er utstedt korrekt.

Se også: Når foretar fakturafinansiering?

3. Oppbevar fakturaene dine lesbare

Uansett om du sender elektroniske eller papirfakturaer, er de mest sannsynlig skannet i begynnelsen og rutet til en fakturaavlesingsprogramvare. AP-regnskapsføreren bekrefter dem neste.

Her kan mange ting gå galt. Først av alt, er disse programmene ikke gode til å lese farge. Du kan bli fristet til å krydre fakturaene dine opp med forskjellige nyanser, men det er best å holde dem enkle. Å ha all teksten og tallene i svart er et must.

Ikke skann fakturaene selv, det resulterende bildet i kundens system er sikkert ulestelig. Den riktige måten å gå, er å generere en PDF.

For det andre, sørg for at viktige detaljer (fakturadato, forfallsdato, nummer, postnummer, firmanavn og adresse, beløp og skattesatser) skiller seg ut. De må være enkle å få øye på ved første øyekast. Ellers kan fakturaen avvises med en gang, selv om informasjonen faktisk er der.

4. Bill den riktige enheten

Jo større firmaet er, desto flere enheter er det sannsynlig å ha. Med mindre bestillingsskjemaet sier noe, fakturerer du enheten du faktisk driver med.

Mange leverandører har en tendens til å adressere sine fakturaer til bedriftens hovedkontor når de er i tvil om den riktige faktureringsadressen. AP er sikker på å avvise dem og be om å sende dokumentet tilbake med korrigerte detaljer.

I tillegg skal du aldri forkorte firmanavnet eller adressen sin. Noen land (for eksempel Singapore) har svært strenge bestemmelser om dette, og AP aksepterer ikke fakturaer med forkortelser eller manglende detaljer.

Dette kan høres absurd, men noen ganger måtte jeg avvise fakturaer som hadde feil gulv eller gatenummer i klientens adresse. Bruk nøyaktig hva du har fått fra din forretningspartner.

Se også: Hvordan prognose kontantstrømmen

5. Respekter kjøpsordren

Kundene dine vil mest sannsynlig kreve et bestillingsordre (eller "PO") nummer på fakturaen din. Sørg for å verifisere om dette er tilfelle og følg all informasjon som er inkludert i PO.

PO er hva AP ser etter først da de reserverer fakturaer ved hjelp av dette nummeret. Hvis den ikke er der, eller det er vanskelig å få øye på, kan fakturaen avvises og savner den planlagte betalingen. Hold oversikt over den økonomiske perioden PO-dekningene og tilgjengelige kontanter. Hvis du sender en faktura med en PO-kode utdatert eller uten penger, kan du forsinke betalingen etter dager, om ikke uker. Dette er spesielt problematisk under overgangen fra ett regnskapsår / kvartal til et annet.

Det er også en god praksis å beholde en PO per en faktura. Det kan virke mer praktisk å inkludere flere PO'er i ett dokument, men det vil gjøre det vanskeligere for AP å bestille, spesielt når det er et problem med en av dem.

6. Regning i riktig valuta

Valutafeil er en annen vanlig årsak til forsinket betaling, spesielt når det handles med utenlandske enheter. Vær ekstra forsiktig når du håndterer slike.

Noen land, som India, gjør det ekstremt vanskelig å behandle overføringer i utenlandsk valuta. Jeg har sett betalinger som drar i flere måneder på grunn av dette, løst bare ved å utstede en ny ordre.

Hvis du fakturerer kunden din i en annen valuta enn lokal, må du kanskje også gi hjemlig ekvivalent til alle beløp på fakturaen, inkludert og eksklusive skatt.

Se også: De 7 nøkkeltallene hver bedriftseier bør overvåke

7. Endre adresseboken regelmessig

Å holde kontaktene oppdatert er avgjørende, spesielt når du ikke fakturerer kundene dine ofte. Store selskaper forbedrer alltid sine prosesser og datahåndteringssystemer, noe som ofte resulterer i endring av e-postadresser.

Vanligvis kommuniserer de på forhånd, men automatiserte e-postmeldinger kan enkelt gå seg vill i innboksen eller filtreres som spam. Hvis du sender fakturaer til en personlig e-post, må du huske å ta med en generisk finans- eller regnskapsadresse i CC. Folk kommer og går, så gjør ikke feilen med å nå ut til noen som ikke lenger er med selskapet.

AP-regnskapsførere kan også ikke sjekke innboksen deres så ofte som de vil. Når du sender inn fakturaene dine via generiske kanaler, sørger du for at de blir behandlet innen standard tidsramme.

8. Følg opp med et smil

Når du følger opp med AP om din avviste faktura eller en forsinket betaling, vil det være langt å være vennlig. Du har selvsagt rett til å kreve penger til tiden, men å ta en negativ tone med en AP-kontorist vil ikke hjelpe.

Problemet er trolig ikke deres feil. De er mye mer sannsynlig å gå en ekstra mil for deg hvis du viser empati og vennlighet. Deres jobb er ekstremt verdslig, så behandling av dem som folk fremfor maskiner vil fungere til din fordel.