7 tips for effektiv fakturering

Som en småbedriftseier elsker du sannsynligvis hva du gjør og kan til og med si at du ville gjøre det gratis hvis du kunne. Men på slutten av dagen trenger du kontantstrøm for å holde virksomheten din i gang.

en faktura er en regning sendt til kunder for varer eller tjenester du har oppgitt. Det beskriver hva som ble solgt, hvor mye kunden skylder og når og hvordan kunden skal betale. Store selskaper har dedikerte regnskapsførere å gjøre sine fakturaer, men de fleste småbedriftseiere må selv gjøre det. Og den gjennomsnittlige småbedriften venter på mer enn $ 5000 i forfalte utbetalinger i en gitt måned, ifølge en Intuit-undersøkelse av 1000 amerikanske småbedriftseiere.

Investmentmatome snakket med regnskapsførere og fakturering fagfolk om hvordan entreprenører kan forberede fakturaer mer effektivt og bli betalt raskere.

1. Automatiser prosessen

Hvis du ikke allerede har gjort det, sett opp programvare for å automatisere fakturaene dine. De fleste regnskapsplattformene som QuickBooks, Xero, FreshBooks og Wave Accounting inkluderer faktureringskapasiteter, eller du kan registrere deg for en faktura, som Bill.com, Hiveage og Billbooks.

"Det er på tide å overføre fra Excel og PDF-filer til cloud fakturering applikasjoner," sier Billbooks daglig leder Sagar Kogekar i en e-post til Investmentmatome. "Det er massevis av programvare der ute, og du vil spare tid og penger hvis du velger en."

Rundt 70% av små bedrifter bruker faktureringsprogramvare, ifølge en 2015-undersøkelse av mer enn 200 småbedriftsledere av Concur, et firma i Bellevue, Washington, som tilbyr automatiserte faktureringstjenester og kostnadsstyringsprodukter til bedrifter.

Bruke fakturering programvare reduserer feil og sparer penger. Bedrifter som automatiserer sine faktureringsprosesser reduserer faktureringskostnadene med 40% til 70%, ifølge en rapport fra Ardent Partners, et Boston-firma som forsker forsyningsadministrasjon. Automatisering gjør også fakturering raskere, og frigjør tid for entreprenører å fokusere på å drive sin virksomhet.

"De kan bruke sin verdifulle tid på å ha på seg sin CFO-lue i stedet for sin manuelle datainngangshue," forteller Concur Product Management Director, Jessica Staley, Investmentmatome.

2. Send skriftlige sitater

Hvis det er mulig, håndter kundenes forventninger ved å sende dem et skriftlig prisopplysninger før du leverer produktet eller tjenesten du tilbyr dem. Et tilbud skal inkludere den anslåtte kostnaden for jobben og hvordan du aksepterer betalinger, enten med kontanter, kredittkort, sjekk eller online. Pass på at kunden godtar vilkårene dine skriftlig før du godtar bestillingen.

"Jeg er en stor fan av å dokumentere alt," sier Sara Rosenfeld, produktmarkedsføringsleder ved Wave Accounting.

3. Angi korte betalingsbetingelser

Når du sender en kunde en faktura, angi tidsrammen for betaling. Standarden er vanligvis 30 dager eller mindre, men du kan velge hvilken som helst tid.

Gjennomsnittlig debitor betaler to uker sent, ifølge en Xero-analyse på mer enn 12 millioner fakturaer. Eksperter hos Xero anbefaler at du angir betalingsbetingelser innen 13 dager eller mindre hvis du vil realistisk få betalt innen 30 dager. Online fakturering gjør det raskere å betale for kunder, sier Amy Vetter, Xeros regnskapssjef, USA.

"Folk er vant til å betale for ting på nettet og ikke nødvendigvis venter på å kutte sjekken på fredag," forteller Vetter Investmentmatome. "Det er mye mer akseptabelt å sette slike [korte] betalingsbetingelser med kunder."

4. Opprett et nummereringssystem

Nummerering av fakturaene dine hjelper deg med å holde oversikt over innkommende betalinger for skattemessige formål. Du kan bruke bokstaver, tall eller en kombinasjon av de to til å markere hver faktura. Velg et system som fungerer for deg, men fakturering eksperter anbefaler ikke å bruke "001" for din første faktura. Ved å starte med et høyere nummer, vil kundene dine se deg som en etablert ekspert, selv om du er en ny bedrift.

"Start med 0053, bare for å komme over som litt mer profesjonell," sier Faraz Shafaghi, direktør for produktmarkedsføring og kundeoppdrag hos FreshBooks.

5. Bruk høflig språk

Selv om det kan virke svakt, bruker slike uttrykk som "vennligst betale etter (dato)" og "takk for bedriften din" på fakturaer, øker sjansene dine for å bli betalt, sier Shafaghi. Du kan også sende takknemmene eller e-post til kunder som betaler på tid eller tidlig.

«Påminn kunden om andre produkter og tjenester du tilbyr, og at du vil gjerne vise dem igjen,» sier Mike Savory, produktledelse for Sage North America, et regnskapsmessig programvarefirma.

6. Send fakturaer omgående

Når du har fullført en tjeneste eller sender varer til en kunde, send en faktura umiddelbart. Dette vil hjelpe deg å forbli på toppen av kundens sinn og sette presedens for raskhet.

Hvis det er mulig, la kundene betale på stedet med et mobilt betalingssystem som Apple Pay eller Square. Enkelte faktureringssystemer, inkludert Wave, Flint Mobile og QuickBooks, lar bedriftseiere også godta mobilbetalinger.

7. Oppfølging

Hvis du ikke blir betalt umiddelbart, send påminnelser til kundene dine om betalingsfrister. Det er hensiktsmessig å sende påminnelser en uke før betalingen forfaller, dagen den forfaller, og hver uke etter at den er sen, sier Rosenfeld, fra Wave Accounting.For poster med stort billett, for eksempel en ordre på $ 5000, er det akseptabelt å sende hyppigere påminnelser.

Hvis du er bekymret for å komme over som påtrengende med for mange oppfølgingsemails, foreslår Rosenfeld at du bruker faktureringsprogramvaren til å sette opp automatiserte betalingsmeldinger til klienter.

"Ikke vær bekymret for at sende påminnelser eller på annen måte følge opp på ubetalte fakturaer, vil bli vurdert uhøflig eller en brudd på et forhold du har dannet med en kunde," sier Savory, fra Sage North America. "Du driver en bedrift, og behovet for rask og fullstendig betaling bør være en overraskelse for ingen."

Hvis du vil ha mer hjelp med å starte og drive en liten bedrift, kan du gå til nettstedet Small Business Guide.

Teddy Nykiel er en stabskribent som dekker personlig økonomi for Investmentmatome. Følg henne på Twitter @teddynykiel og på Google+.

Bilde via iStock