Den rette tiden for forretningsplanlegging

(Dette ble først publisert i forrige uke som gjestepost på richardduffy.com, hvor min venn Richard Duffy tilbyr informasjon, verktøy og innsikt for SAP Business One-brukere.)

Når er det riktig tidspunkt for forretningsplanlegging? Mitt favoritt svar er fra et gammelt afrikansk ordtak (eller så ble jeg fortalt, jeg fikk den fra Twitter):

Den beste tiden å plante et tre er for 20 år siden. Den nest beste tiden er nå.

Gitt det økende tempoet i endring, og behovene til en bedrift for å forutse, spore og håndtere denne endringen, er den riktige typen forretningsplanlegging noe som skjer regelmessig og fortsetter for alltid.

Real planlegging er ikke et forretningsplan dokument; Det er ledelsen. Det setter inn strategi, taktikk, aktiviteter, ansvar og budsjetter, i tillegg til de numeriske målene og målingene som kreves for å spore fremgang mot mål.

I likhet med ordtaket om treet vil det si at det er vanskelig å komme i gang, men mer fordi folk misforstår verktøyet og prosessen enn fordi det er veldig vanskelig. For å motivere deg selv når du begynner, hopp inn og gjør deler av planen uten å bekymre deg for å fullføre et komplett dokument. Begynn hvor du liker: Noen foretrekker konteksten, som visjon eller mål. Noen foretrekker strategien, som målmarkedet og produktmarkedet. Og noen foretrekker muttere og bolter, som salgsprognosen. Prøv å tenke på planen som et tilkoblet sett med komponenter eller moduler. Tenk på det som noe som vil forandres ofte, og derfor bør det være fleksibelt.

Ikke bekymre deg for å ha en ferdig plan. I den virkelige verden, hvis forretningsplanen er ferdig, er den allerede utelatt. Hvis planen er ferdig, er virksomheten din ferdig.

Så snart du kommer i gang med en plan, må du sette inn en oversiktskalender på forhånd. Ikke ta for mye tid, men sett opp en månedlig gjennomgang. I vårt firma har vi alltid gjort det på den tredje torsdag i måneden, rundt lunsjtid, så vi bestilte lunsj for å spare tid.

Oppgi alltid antagelsene dine. Du starter dine månedlige møter ved å oppgi dine hovedforutsetninger og diskutere hvor godt de har holdt opp. En nøkkel til det vanskelige spørsmålet om når man skal revidere en plan, er å identifisere når forutsetningene har endret seg.

I samarbeidsmøter skal du være samarbeidende. Sammenligningen mellom planlagte resultater og faktiske resultater er ikke et verktøy for å fange folk som underpresterer sine målinger; I stedet er det å ta opp ytelsesproblemer tidlig og å jobbe sammen for å løse problemer. Det er også å fange ting som fungerer, og justere prioritet for å sikre at ressursene samsvarer med strategi og mulighet.

I de tidlige stadiene skyver planleggingsprosessen fremover fordi de bør vurderes. Som organisasjonen blir vant til å planlegge prosessen, blir det vanskelig å forestille seg hvordan du noen gang klarte uten det.