5 tips for å få medisinsk kontorpersonalet på din side

Av Martine Brousse

Lær mer om Martine på vår side Spør en rådgiver

Folkene bak kulissene på legen din - det medisinske kontorpersonalet - kan noen ganger virke usamarbeidende, uvennlige og til og med uheldig. Hvordan kan du forene dine behov og rettigheter med sin tidsplan, opplæring, ordre og holdning?

Som helsevesenet gjennomgår en transformasjon i henhold til den nye føderale loven, har medisinske leverandører blitt nødt til å tilpasse seg et svimlende antall krav, da de også implementerer ny teknologi, oppfyller lovgivningsmandater og andre overholdelsesfrister. Feilende endringer er tydelige for pasienter, da kliniske medarbeidere bruker mer ansikt til ansiktstid og skriver bort på tabletter, avtalepåminnelsesmeldinger er automatiserte og telefonsamtaler fører sjelden til en levende person.

Arbeidsmengden på medisinske kontorer er mer kompleks og større, selv om kostnadsreduserende tiltak som følge av den økonomiske nedgangen, slankere finansiell drift og lavere forsikringsgodtgjørelser har kuttet antall personer som er tilgjengelige for å hjelpe pasienter. Helsepersonell er for ofte overarbeidet og overveldet. Som faktureringsleder og primær pasientkontakt i over 20 år forstår jeg deres frustrasjoner og grenser. Her er noen tips for å få medisinske kontormedarbeidere til allierte.

1. høflighet går langt

Den gamle standarden for å være krevende, bruk av ubehagelig språk og "å vise hvem du er" kan få resultater på kort sikt, men her er et forsiktig ord: Du vil bli merket som "vanskelig." Under en kappe av kjølig profesjonalitet, Jeg venter litt lenger på avtalen din neste gang, og samtalene dine kan gå rett til telefonsvareren, siden ingen på personalet vil svare på dem. Sannheten er at oppfattet misbruk av en medarbeider, enda mindre mange, kommer rundt og passiv kollektiv motstand vil vokse.

2. Øv aksept og litt tålmodighet

Forstå at når legen din faller på hans avtaler, har resepsjonisten ingen kontroll over legenes tidsplan. Ved å skyve staben rundt, vil ikke legen din komme ut av et annet eksamensrom raskere. Og husk at det tar mer tid for legen din, eller kontormedarbeideren, å generere elektroniske helsepostordrer enn å knuse på et stykke papir.

Med mindre du ser kontorpersonalet som spiller Candy Crush eller chatter om den nyeste filmen, må du begrense antall ganger du spør, "Når skal jeg se?"

Og hvis ventetiden er så lang at du er bekymret for arbeidsplanen din, eller du er sint eller engstelig, så reschedulere avtalen. Kontoret bør være mottakelig, siden forsinkelsen ikke er din feil.

3. Stopp skylden spillet

Hvis jeg hadde en dollar for hver gang en pasient ropte: "Det er din feil, du gjør alltid feil", ville jeg definitivt skrive disse ordene fra en solrik strand i Hawaii.

Husk, bare fordi et annet kontor mislikte et krav eller annet papirarbeid, betyr ikke at et annet kontor vil også gjøre det. Ukompetente betalere og uhyggelige personer forårsaker problemer, men kanskje det ikke skjer på dette kontoret. Det er forverrende å bli dømt før du får en sjanse til å se gjennom og muligens rette eventuelle feil. Tross alt kan misforståelsen være din, eller det kunne ha oppstått i et annet kontor.

4. Feil vil skje

Det er viktig å rapportere en klinisk feil til legen din umiddelbart. Hvis det er en administrativ feil, snakk med kontorleder. En tilfeldig feil bør korrigeres, så glemt.

5. Gjør din del

Ved ditt første besøk, ta med din legitimasjon og ditt forsikringskort, som legekontoret må, i henhold til loven, kopiere til diagrammet. Ta også med en oppdatert liste over medisinene dine og navnene til de andre legene dine. Ta med en oversetter om nødvendig, og en støttemann til å ta notater og hjelpe deg med å huske dine spørsmål.

Prøv å bestille den første avtalen på dagen eller rett etter lunsj for oppfølging. Fredager er vanligvis lettere dager, og ventetiden din blir kortere. Rapporter eventuelle endringer i medisinene dine, forsikringsdekning eller helsehistorie. I stedet for å vente på et anrop, følg opp på godkjenningsforespørsler, laboratorieresultater eller ordreordre. Bekreft at en ny lege du blir henvist til, er en del av ditt forsikringsnettverk.

Å hjelpe ansatte - med minimum innsats fra din side - vil betale seg, spesielt når du ber om en tjeneste eller fremskyndet handling.