Hating Accounting Software: Deal With It |

Å drive egen virksomhet betyr å holde oversikt over pengene. Du ansetter noen eller du gjør det selv. Du må betale skatt, så du må ha poster. Den mytiske bunken av papirer i en boks er romantisk, søt kanskje, men veldig dum hvis du bygger en bedrift. Å holde oversikt over hver forretningsreise vil koste deg mye. Underrapporteringskostnader og utgifter betyr at du betaler mer skatt. Underrapportering betyr at du nettopp har brutt skatteloven.

1. Du må bruke programvare. Det vil gjøre datainngang av sjekker og kvitteringer og slikt, så det er virkelig bokføring, men de kaller det regnskapsprogramvare.
2. Alle hater deres regnskapsprogramvare, og det vil du også. Uansett hvilken programvare du bruker, kommer du til å hate det. Men du trenger det, så takk det.
3. Hvilken programvarepakke du velger, er ikke så viktig som du tror. Det som er viktig er at du velger en og begynner å jobbe med det.

Jeg jobbet med en mann som kjørte en ellers lovende robotikkoppgave inn i bakken over dette. Han var flott med teknologien og ganske bra med kunder, men forferdelig ved administrasjon. «Jim, betaler du arbeidsgiveravgift?» Han ville rulle øynene eller krølle sine lepper. «Selvfølgelig,» sa han, men det han mente var "ikke bry meg med det trivia, jeg har et selskap som går her oppe." Virksomheten døde innen et år, og da det gjorde han arvet mer enn $ 90 000 skyldte skattemyndighetene. Og ja forresten, hans firma ble innlemmet, men IRS gjennomsyret det såkalte bedriftsskjoldet som en kniv som skjærer varmt papir. Ikke sløs med IRS.

Så hvis du starter opp, har du tre valg: Du kan inkludere noen i teamet ditt som gjør dette, eller du kan leie en bokholder på en timepris, eller du kan få litt bokføring programvare og begynn å holde styr på ting selv. Du bestemmer hva som passer for deg. Teammedlemmet er passende for bygningen noe eller prøver å fly oppstart; men gjør-det-selv eller timeboksen er de viktigste alternativene for bare å komme i gang. Du kan ikke gjøre det.

Hvis du skal lage dine egne bøker, vil jeg gjerne gi deg en enkel anbefaling på hvilke av de største konkurrerende programvareproduktene du skal velge, men jeg kan ikke. Jeg tror ikke det gjør så mye forskjell. Det som gjør en stor forskjell, er imidlertid lenken til banken din. Jeg anbefaler sterkt at før du velger programvare, må du først sjekke med banken din, og du velger deretter hvilken av disse som kan kobles opp til kontoen din elektronisk for å lette problemet med dataimport. Dette er mye viktigere enn noen av forskjellene mellom de forskjellige pakkene. For sikkerheten er den myke, hvite underdelen av å holde bøkene det irriterende problemet med dataregistrering, og ingen funksjon skal kompensere for den luksusen å suge dataene opp fra banken din inn i bøkene dine automatisk uten å måtte skrive inn hver post. Det er magisk, og du vil ha det, nesten uansett andre funksjoner.

Jeg vil si at min underliggende mislikning for alle pakkene ikke er ervervet uten noe arbeid. Jeg har jobbet med dette i 30 år. Jeg holdt mine egne bøker for hånd i flere år, med løse bladbindere. I mitt forsvar var det før personlige datamaskiner. Jeg skrev også et komplett generalsystem i cbasic. Jeg har jobbet med Quicken, QuickBooks og Accountant Inc, og SBT og Microsoft Money.

Intuit, som gjør Quicken og QuickBooks, har nettopp startet denne uka et gratis tilbud om det nye SimpleStart, som virker (jeg har ikke brukt det) som nok til å få deg til å gå. Det er imidlertid andre gode valg, og gratis er ikke så viktig når full pris er på $ 50- $ 100, og du skal bruke mye tid med det, og nøkkelfaktoren er import fra kontoutskriften. For to dager siden møtte jeg Ridgely Evers, den opprinnelige forfatteren av QuickBooks og grunnleggeren av NetBooks, og hvis NetBooks er så imponerende som han personlig, vil jeg anbefale det en gang, så lenge det fungerer med banken din. Det inkluderer en månedlig avgift, men snarere enn et engangs kjøp. QuickBooks er markedsleder for småbedriftsregnskap, men Peachtree, eid av Sage Software, har noen svært troverdige tilbud, og Microsoft Money er også kompetent. Sage er faktisk større over hele verden enn Intuit, men Intuit er større i USA, og selvfølgelig har du også hørt om Microsoft. De er alle ganske bra, og de er alle lett å hate. Og du må velge en og gå.