Slik organiserer du effektive møter |

[Dette er et gjestepost av Helena Hauk fra 5. Gear Consulting. Helen nærmet oss for å snakke om å orkestre effektive møter, og jeg kunne ikke si nei til emnet. - Kai]

Ingen liker møter, og hvis folk kan unngå dem, vil de. Dessverre er møter en nødvendig og viktig del av forretninger, spesielt ettersom firmaet ditt vokser og en-til-en-kommunikasjon blir mer spredt. Møter trenger ikke å suge energien ut av organisasjonen din (eller sluke tiden din). For å holde møtene omdannet til organisasjonsvampyrer:

1. Start med en agenda: Vet nøyaktig hva du vil dekke og kommunisere det til ditt lag før på vei inn i konferanserommet.
2. Kommuniser før tiden: Gi folk beskjed før tid, hvilke medarbeider du forventer å være der og hva de burde ta med dem (f.eks. Rapporter, statistikk eller annen viktig informasjon).
3. Vær hensynsfull: Fortell teamet ditt før, under og etter hvordan mye du forstår verdien av deres tid og setter pris på dem som ofrer det for å delta på møtet ditt. Det vil vise at du verdsetter og respekterer sin tid like mye som din egen.

Mens du er i møtet, er det viktig at du holder deg på målet og følger dagsordenen du skisserte på forhånd. De fleste møter går av spor hvis du lar dem ikke gjøre det. Hold deg i kontroll til enhver tid. Hvis noen stiller spørsmål som er off-topic eller som ikke er relevante for gruppen, så gjør en avtale for å snakke med dem etterpå. På den måten føler de fremdeles at de får oppmerksomheten og svarene de leter etter, uten at det påvirker gruppen eller oppgaven ved hånden.

Når du lukker møtet, sørg for at alle forstår de neste trinnene tydelig. Tilordne alle oppgaver og tidsfrister før du bryter møtet. På denne måten møter møtet din faktisk fremgang, i stedet for bare å gi avbrudd til dagen din.

Husk at møter skal flytte virksomheten din fremover, ikke forbruke tiden din. Det er opp til deg å drepe tiden som suger møtet, løp amok og hold teamet på sporet. Gjør det med en gjennomtenkt plan, sterk kommunikasjon og et strategisk øye mot fremtiden.

"Produktivitet er aldri en ulykke. Det er alltid et resultat av en forpliktelse til fortreffelighet, intelligent planlegging og fokusert innsats. "~ Paul J. Meyer