Småbedrifter IT: Start på høyre fot |

Kan jeg være helt ærlig med deg?

Det er ofte frustrerende å tilby IT-tjenester til små bedrifter. Det er spesielt sant når det første du noensinne har høre fra noen er når hele kontoret har kollapset i et katastrofalt rot.

Jeg mener, sikkert, fra tjenesteleverandørens synspunkt, det er penger å gjøre i redningsarbeidet.

Men det er også det vedvarende nagging trodde at det med de rette forberedelsene ikke var nødvendig å skje.

Her er det indre smuss på hvordan du gjør det helt fra begynnelsen:

Du kan ikke hoppe over strategi

OK, jeg vet hva du tenker.

"Jeg trenger ikke en IT-strategi. Jeg trenger bare noen datamaskiner og en Internett-tilkobling. "

Og du hadde rett. Du kan helt komme unna med dette, for en stund, i det minste. De fleste dager vil du dukke opp på kontoret, og det kommer til å fungere som dagen før.

Men her er problemet

Uten en strategi, er du nødt til å ende opp med å utsette nødvendige oppgraderinger og erstatninger til infrastruktur. Du vil også hoppe over det slags forebyggings- og vedlikeholdsarbeid som stopper små problemer fra å utvikle seg til katastrofer.

Dette kan forvandle seg til en "død med tusen kutt" -situasjon - små problemer som fortsetter å gjelde fordi de aldri er ordentlig løst. Teknologens innkallingsavgift og tapte produktivitet vil fortsette å legge seg opp.

De kan også utvikle seg til all-out-katastrofer som bringer hele virksomheten til sliping.

Det er ikke så annerledes å kjøre en gammel jalopi som aldri får en planlagt tjeneste - du gjør det for å spare penger, og likevel blir det så dyrt å holde på veien.

Og på samme måte som en gammel og dårlig vedlikeholdt bil kan godt bryte seg ned på vei til Flyplassen, ubebrevne IT-systemer kan sprenge seg på den travleste tiden av året.

Uten en IT-strategi forvalter du ikke IT-problemer - du svarer bare på dem når de oppstår.

Sett en verdi på produktiviteten din

En stor del av problemet her er at du sannsynligvis har en mye bedre ide om hva det koster å unngå IT-problemer enn det koster å oppleve dem.

Nye maskinvare-, programvare- og IT-støttekontrakter vanligvis kom med klare prislapper. Men med mindre du har satt deg ned og gjort noen summer, har du sannsynligvis ikke en klar ide om hva nedetidet ditt egentlig koster.

Hvor mye bruker du en time på lønn? Hvor mye i en dag på leie, regninger og markedsføringskostnader?

Når systemene dine er nede, stiller du fortsatt opp disse utgiftene. Du har bare ikke noe å vise for dem.

Det er vanskeligere å kalkulere, men fortsatt veldig ekte hit.

Du trenger sannsynligvis ikke å bli for in- dybde med dette-du kan aldri forutse nøyaktig hvordan et gitt problem vil påvirke deg. Bare en tøff konvoluttide vil hjelpe deg med å bedre produktiviteten.

Men hvis du aldri setter deg ned og tenker på hva nedetidet ditt egentlig koster, er det sjanse for at du vil drastisk undervurdere det. Du vil kontinuerlig unngå og utsette enhver form for aktiv beslutning om å ta kontroll over IT-problemene dine - uten å innse hvor mye penger du bløder på driftskostnader, ettersom disse problemene frøs din bedrift.

Sett klart ansvar for IT

Kanskje Den verste delen av å ha ingen klar IT-strategi er at du pleier å ende opp med ingen som har ansvaret for IT-miljøet ditt.

Den vanligste måten små bedrifter får feil på, er å stole på en ansatt uten formell IT-rolle, men hvem "kjenner datamaskiner."

Den andre måten er å engasjere en IT-profesjon på en improvisert måte, da det oppstår problemer.

I hvert tilfelle venter du på ting som går veldig galt før du tar handling. Du løser ikke problemer før de skjer.

La oss se nøyaktig hvordan dette virker.

Dette vil gi mer konkret forstand ved å se på hvordan det kan spille ut i den virkelige verden.

La oss si det, etter harddisken i filen din, etter vanlig bruk serveren slites ut. Dette er faktisk en av de vanligste maskinvarefeilene i en server.

Derfor er omtrent alle servere de samme dataene på to stasjoner. På den måten når en bryter, skifter den umiddelbart til en annen, og du kan fortsette uten å miste et sekund med produktivitet.

Serveren sender også en melding til systemadministratoren for å fortelle dem at stasjonen må byttes ut. Det er en god sjanse for at serverens kjøreflåter er "hot swappable", noe som betyr at teknikeren kan åpne den og bytte ut stasjonen mens den fortsatt kjører.

Å miste stasjonen som holder alles arbeid, er potensielt en total showstopper. Men med denne kombinasjonen av pene, små innovasjoner, kan den håndteres så jevnt at resten av kontoret sannsynligvis ikke engang vil legge merke til.

Så langt, så bra. Men hva om ingen mottar eller overvåker disse varslene om at noe er galt?

Nå er du bare en harddiskfeil unna hele kontoret din. Din gjenværende harddisk er like gammel og har vært utsatt for nøyaktig samme bruk, slik at øyeblikket ikke kommer for langt unna.

Dette betyr at ingen kan gjøre noe arbeid før din tekniker har et ledig øyeblikk til å erstatte de døde harddisker og gjenopprette dataene dine fra sikkerhetskopiene dine. Det er haster arbeid, så du er sannsynligvis på kroken for et nødavbrudd eller etterarbeid.

Og her er skummelt: fordi ingen har vært tydelig ansvarlig for noe av dette, kan det også være øyeblikk du oppdager at sikkerhetskopiene dine er ødelagt.

Dette er bare en av måtene som en mindre sak om rutinemessig vedlikehold, som ikke er overvåket, kan bli en stressende og skjult kosthold på hele kontoret.

Det er avgjørende for sikkerheten

Brudd på datasikkerhet er en økende kostnad for bedrifter av alle størrelser. I 2017 erklærte milliardær forretningsmann Warren Buffett selv cybersikkerhet for å være den største utfordringen for menneskeheten.

Uten klart ansvar for IT, er det ikke noe klart ansvar for å holde systemene sikre - for å sikre at programvare og brannmurer er riktig konfigurert, for å beholde din operativsystem og rutermaskinvare oppdatert for sikkerhetsoppdateringer.

Med ingen som tar del i dette, er det ikke et dyrt og stressende sikkerhetsbrudd om det, men når.

Ansette, kontrakt eller outsourcing

Hvis det er Volumet av arbeid for å holde dem opptatt, kan det være fornuftig å ansette en tekniker eller systemadministrator på deltid eller heltid.

Meget få nye bedrifter vil kreve dette arbeidsmengden. Her kan det være mer fornuftig å ansette en freelancer for å overvåke systemene dine eksternt og for å tilby tjenester på stedet for det antall timer du trenger.

Enten du ansetter eller kontrakt, er det viktig å engasjere noen med erfaring som gir deg IT-tjenester i et bedriftsmiljø. Ellers er det altfor lett å ende opp med noen som ikke forstår industrikonvensjoner og standarder og gjør ting på egen og underlig måte. Dette gir deg et IT-miljø som er helt uforståelig for enhver annen tekniker. Dette er hvor det kan være nyttig å engasjere en konsulent for å hjelpe deg med dyreprofessorer.

Mange småbedriftseiere føler at de har fått nok til å klare seg uten å måtte navigere dette, og vil i stedet outsource deres IT-støtte til en ekstern virksomhet.

Ta kontroll over IT-infrastrukturens levetid.

Look: Når IT-miljøet er bare deg og din datamaskin, er livsforvaltningsstyring enkelt. Alt du trenger å gjøre er å kjøpe en datamaskin og bruke den.

Noen år senere blir det litt treg og sliter med å følge med de økende kravene til ny programvare. Det er da du kjøper en ny.

Dette "la oss bare se hva som skjer" tilnærming ikke skaleres veldig bra. Du begynner å løse problemer i et mer komplekst miljø, for eksempel et klient / servernettverk.

Bryter forårsaker avbrudd og nedetid.

Dessverre betyr erstatning av ting en om gangen vanligvis å vente til de til slutt bryter. Dette betyr at hver eneste vare du kjøper får muligheten til å avbryte arbeidsdagen din - og kanskje på verste tid.

Avbruddene og tapt produktivitet er ofte mye dyrere enn selve maskinvaren. Du kan også løpe ytterligere kostnader ved å betale et utropsgebyr til din tekniker hver gang noe må byttes ut.

IT-miljøet ditt vil bli mer ustandard og komplekst

I takt med at årene går på, er det større problemet med å erstatte alt En om gangen er det, for å holde alle bitene og brikkene snakkende til hverandre, vil IT-miljøet ditt gradvis akkumulere rare, enestående konfigurasjoner og hurtigreparasjoner som ender opp med å henge rundt i mange år.

As IT-miljøet ditt blir mer idiosynkratisk, det blir mye vanskeligere for teknikere å forstå. Grunnleggende oppgaver blir mye mer tidkrevende - på en eller annen måte betaler du for den tiden.

En av de mest plagsomme delene av dette er at du kan ende opp med å stole på gammel programvare og gamle protokoller - dette kan bety Hvis du bruker sikkerhetsoppdateringer, kan det stoppe at programvaren din fungerer, eller kan stoppe maskinene dine fra å snakke med hverandre.

Noen bedrifter i denne situasjonen ender ikke med å bruke sikkerhetsoppdateringer, slik at de er åpne for ransomware. I 2017 de to verste ransomware-angrepene begge rettet mot et sikkerhetsproblem som Microsoft allerede hadde patched.

Ved å ha en klar erstatningsdato for infrastrukturen, kan du unngå noen alvorlige hodepine i årene som kommer.

Planlegger en tid til Bytt infrastruktur

En av de fine tingene med å ta kontroll over infrastrukturens levetid er at erstatningstider ikke lenger er tvunget på deg. Du kan planlegge det for deler av året når det er.

For mange bedrifter vil dette være om sommeren når dine ansatte og kunder er ute på ferie. Men om sommeren er den travleste tiden din, kan det hende at vinteren er bedre.

Selvfølgelig er den langsomme delen av året også når kontantstrømmen er strammest. Men ved å vite år i forveien når alt skal byttes, har du nok tid til å budsjettere.

Før du går til denne tiden, bør du sette deg ned med din tekniker for å planlegge overføringen din til ny infrastruktur. Hvis resten av kontoret ikke er helt stengt under overføringen, kan du også vurdere måter å holde arbeidstakere produktive på dette tidspunktet.

Skriv retningslinjer for IT-sikkerhet og gjenoppretting

IT-sikkerhet handler om mer enn bare riktig konfigurert og oppdatert programvare. Mange angrep retter seg mot menneskelig sårbarhet ved å lure brukere til å kjøre ondsinnet kode, eller ved å sprekke gjeldende passord.

Selvfølgelig, til tross for de beste forberedelsene dine, kan du fortsatt bli brent. Du må også være forberedt på det.

Skol staben din på phishing og spyd phishing

Phishing-angrep maskerer som legitime e-poster for å lure folk inn i å kjøre ondsinnede vedlegg. I økende grad er virksomheter også rettet mot "spyd phishing" - en slags phishing-e-post som er skrevet for å målrette mot et bestemt individ.

Du må trene dine ansatte for å gjenkjenne disse truslene. Sørg for å ha en faktisk samtale om dette, heller enn å bare ha dem til å skrive et dokument for å si at de forstår selskapets politikk.

Ikke bare antar at dette er åpenbart. Det kan virke åpenbart for deg, men ikke alle har samme kunnskapsnivå. Disse angrepene vedvarer bare fordi noen av tiden de jobber.

Intern og ekstern passordpolicy

Økende kraftig maskinvare gjør det enda enklere å knekke passord.

Hvis du ikke angir passordpolicyer, er det sannsynlig at begge du og dine ansatte har valgt noe usikkert. Gode ​​passord skal være minst 10 tegn i lengde, og ikke være altfor avhengig av vanlige ord. De bør også være unike. Fordi det kan være vanskelig å huske mange passord som oppfyller disse betingelsene, vil du kanskje vurdere bruk av en passordbehandling - vi bruker LastPass, men noen av de populære alternativene gjør mye samme sak.

Disaster Recovery Plan

De fleste bedriftseiere er klar over hvor viktig det er å ha sikkerhetskopier. Men færre forstår behovet for en katastrofeutvinningsplan - et dokumentert sett med prosedyrer som skal følges ved større katastrofer som ransomware, innbrudd eller oversvømmelser.

Når disse katastrofer streik, koster hvert tikkende sekund av tapt produktivitet deg penger. Du vil ikke virkelig bruke denne tiden til å finne ut hva du trenger å gjøre neste, og det er for sent å identifisere eventuelle ekstra forberedelser du burde ha tatt.

Planer for gjenoppretting av katastrofer bør revideres etter hvert som IT-miljøet ditt endres og vokser.

Det handler om å unngå hodepine når du vokser.

De fleste av oss har tilbrakt en stor del av våre liv ved hjelp av datamaskiner hjemme, på skolen, på universitetet og på arbeidsplassen, uten å tenke på hva vår "strategi" er. Vi slår den på og begynner å bruke den for å få ting gjort.

Denne holdningen er bra i mange situasjoner, men hvis det er hvordan du klarer dine IT-behov i en ny bedrift, setter du deg opp for stress, kostnader og hodepine. Den gode nyheten er at dette kan unngås.

Ved å planlegge hvem som har ansvaret for din IT, hvor lenge du forventer at den skal vare, hvordan dine ansatte skal bruke det, og hva du skal gjøre når ting går galt, kan du gi Din nye virksomhet er den beste sjansen for suksess.