Småbedriftseiere, Start sporing av finansielle beregninger |

Innholdet i denne artikkelen er basert på et intervju som ble gjennomført i oktober 2014 med Sabrina Parsons, administrerende direktør i Palo Alto Software.

For mange småbedriftseiere, særlig de som har slått En lidenskap eller hobby i forretningsmessige sporingsmetoder og tall er en rolle.

Hvis du ikke er en regnskapsfører, og du ikke har bakgrunn i virksomheten, eller en naturlig tilhørighet for tall, kan det hende du "gjør" business "på fluen, og kanskje ignorerer de" fryktelige tallene "til det kommer tid til å registrere skatter.

Selv om dette kan være den beste tilnærmingen for å få deg opp og løpe fort, er det også en tilnærming som i den lange perioden, Termen kan være skadelig for virksomhetenes vekst og til og med overlevelse. .

Ifølge en studie fra Small Business Association mislykkes 28% av bedriftene på grunn av problemer med selskapets økonomiske struktur, inkludert å holde dårlige regnskapsposter.

Hvis du ikke holder up-to-da te rekord av pengene som strømmer inn i og ut av virksomheten din, kan du være i trøbbel.

Et klart bilde av hvordan virksomheten din gjør og hva du bør holde styr på daglig vil ikke bare hjelpe deg med å sove bedre om natten, men vil hjelpe deg med å ta en proaktiv snarere enn reaktiv tilnærming til å administrere virksomheten din, noe som betyr at du har mer tid til å feilsøke før ting går galt, og selvfølgelig mer tid til å planlegge for suksess.

En enkel start pkt

De enkleste finansielle beregningene er de viktigste for å holde styr på.

Sabrina Parsons, administrerende direktør i Palo Alto Software, anbefaler at du, før noe annet, , bør du bli komfortabel med dine økonomiske nøkkeltall. Dette vil inkludere ting som kontantstrømsmålinger og ulike regnskapsmessige beregninger.

Noen spørsmål du kan få til å spørre:

• Hvor mye penger gjør du på en dag? En uke? En måned?
• Er det dager i uken du gjør mer?
• Kan du finne ut ditt break-even punkt, slik at du kan gi deg et daglig inntektsmål?

Ideen her blir til slutt å bli så kjent med tallene, dag for dag eller uke for uke, kan du si "åh må jeg gjøre $ 1000 mer denne uken. Hva kan jeg gjøre? Er det uansett jeg kan få kundene til å betale sine fakturaer raskere? "

Hvorfor administrere etter beregninger?

Grunnen til at vi, i Palo Alto Software, legger stor vekt på å spore virksomhetsnumre, er det det gjør beslutningsprosessen som er mye lettere.

Disse dataene skal hjelpe deg med å finne ut ting som hvor mye inntekt du trenger å gjøre per dag, når du skal holde salg, og om du trenger å implementere et sent gebyr for kunder eller ikke hvem tar for lang tid til å betale fakturaer.

I hvert fall bør hver bedriftseier ha et godt håndtak på sine kjernefinansierte verdier, inkludert kontantstrøm, pause og punkt i kontanter, samt andre grunnleggende beregninger som dager for å få betalt, utgifter og så videre.

Dette er noen av de økonomiske beregningene du kanskje vil begynne å gjøre deg kjent med:

En skjermopptak av en del av Dashboard-Dashboard for bedriftsledelse inkludert i LivePlan.

Sabrina advarer imidlertid virksomheter om at ideen ikke er å spore alt:

" Du vil ikke ha analyseforlamning eller å gå metrisk gal. Du må huske på at du ikke klarer hundre forskjellige beregninger. Så må du holde øye med de viktigste - finansene - og når du blir mer sofistikert, gå videre til flere beregninger som e-postmarkedsføringsstatistikker: klikkfrekvens, åpen rente, avmeldinger og så videre.

Så Du kan gå videre til de tingene som hjelper deg å forstå hva kundene dine gjør: Metrics rundt gjenta og nye kunder, beregninger som omgir hva det koster deg å skaffe en kunde eller betjene en gjeldende kunde, beregninger som omgir handlekurvdataene dine. "

Bare begynn å bevege seg utenfor finansielle KPIs (Key Performance Indicators) når du føler deg komfortabel.

Sabrina foreslår sporing og takling av disse økonomiske beregningene i tre til seks måneder før du legger til andre. Og når du legger til flere beregninger, vær veldig forsiktig med å bare velge noen om gangen. Start med de som gir mest mulig verdi for virksomheten.

Spor tingene som gjør at du kan gjøre noe.

En del av grunnen til at mange bedriftseiere ikke holder oversikt over deres beregninger, er at de ikke gjør det t forstå hvordan disse tallene skal hjelpe dem.

Derfor anbefaler vi at du starter med grunnleggende økonomiske beregninger. Dette vil hjelpe deg å forstå hvordan du tar skritt basert på hva tallene forteller deg.

Hvis du for eksempel sender ut fakturaer, kan du se hva de virkelige dagene skal bli betalt, og sammenligne dem med bransjestandarder, bør gi deg en ide om hvorvidt du er på sporet. Og, hvis du ikke er, kan du også handle etter denne informasjonen. Kanskje du kan begynne å ringe og be om at kundene foretar en betaling, eller du kan implementere en sen betalingskostnad.

Ganske mye kan alle handle på beregninger som kontantstrøm eller break-even punkt.

Hvis du ikke gjør det forstå noe så enkelt som kontantstrøm, du kan være i for en verden med vondt.

Sabrina sier, "60 prosent av småbedrifter som feilet, var faktisk lønnsomme. De gikk rett og slett tom for penger. De kunne ikke betale regningene sine. Og anekdotisk, ni ganger ut av 10, når en bedrift lukker dørene, gikk de tom for kontanter. Hvis de hadde penger, kunne de ha endret noe. "

Servicevirksomheter har dette problemet fordi de ikke tar penger umiddelbart. I stedet fakturerer de og venter på betaling. Forstå hvordan denne forsinkelsen påvirker deg, er nøkkelen. Hvis du ikke gjør det, kan det sette deg ute av virksomhet, spesielt hvis du må betale arbeidere og ikke Ikke ha penger på hånden.

Å holde øye med kontantstrømmetrisken (betalbar betaling) vil gi deg et nummer du kan forstå og deretter sammenligne med andre virksomheter i bransjen for å se hvor du står.

Hvordan lett holde oversikt over dine viktigste økonomiske beregninger:

1. Bruk en regnskapsløsning

Hvis du ikke allerede bruker en regnskapsløsning, er dette et godt sted å komme i gang, hvis du bare skal sørge for at du er på toppen av dataene du trenger for å registrere skatter.

For mange mennesker sporer heller ikke tallene sine eller stole på Word eller Excel for å gjøre det, noe som betyr at hver gang de vil se hva som skjer i sin virksomhet, må de kjøre en manuell rapport eller bruke tiden til å skape en ny graf eller diagram.

Her er en regnskapsløsning som gjør tingene enklere. Og selvfølgelig hvis noe er lettere, er du langt mer sannsynlig å holde deg oppdatert.

Hvis du er en servicevirksomhet og bare fakturerer kunder, kan du prøve noe som Freshbooks. Ellers, hvis du driver en mer komplisert virksomhet, er Xero eller Quickbooks Online gode steder å starte.

2. Bruk et dashboard for forretningsadministrasjon

Når du er vant til å spore virksomhetens nøkkeltall (eller til og med for vane å gjøre det), kan du gå videre til å bruke et verktøy-lignende LivePlan-som vil Gjør sporing av disse finansene enda enklere!

En viktig forskjell mellom regnskapsmessig programvare og LivePlan er at den sistnevnte gir deg en bred og umiddelbar oversikt over hvordan ting går.

I en regnskapsløsning må hver rapport drives separat og kan bare sammenligne mellom to perioder. For eksempel, juli-september i forhold til de prognostiserte dataene, eller juli-september i forhold til året før.

Og i regnskapsprogramvare kan du ofte bare sammenligne tallene eller tabellene. Hvis du vil ha en graf, må du eksportere den for å utmerke seg.

Til sammenligning har LivePlan et dashbord som øyeblikkelig viser 14 rapporter, og som også lar deg bore ned i et hvilket som helst nummer og vise en rapport som kan sammenligne flere tidsperioder. For eksempel, nåværende inntekt i forhold til foregående års inntjening i forhold til forventet inntjening - alt i ett bord.

En skjermbilde av inntektsfordeling som vist i LivePlan Dashboard.

Mer enn det, kan disse rapportene omdannes til visuelle, så hvis du ikke er en "tallperson", eller hvis du liker å se bilder av din Forretningstrendene, kan du se gjennom rapporten som en graf eller som et diagram.

Sabrina Parsons: "Mange mennesker er redd for tall, så disse bildene er viktige."

I tillegg til at du bare lar deg sammenligne mellom Et par perioder, en del av problemet med bare å bruke en regnskapsmessig programvare er at du må vite hva som er viktig.

Med programvare som LivePlan, trenger du ikke å velge en bestemt metrisk. Den viser automatisk alle tallene du trenger å se på dashbordet ditt slik at du kan få en rask oversikt over hvordan virksomheten din gjør. Hvis du vil gå inn i flere detaljer, kan du klikke på et av diagrammer. Og for enda mer detaljer, hvis du har koblet LivePlan til din regnskapsprogramvare, kan du gå inn på det for å finne akkurat tallene som viser deg hvorfor inntektene er opp eller ned.

Poenget her er ikke å selge deg på noe, men for å få deg til å se at hvis du gjør det enklere å spore dine økonomiske nøkkeltall så vil du kunne ta raske og informerte beslutninger, og ta en proaktiv tilnærming til å administrere virksomheten din.

Sabrina's takeaway-melding til alle bedriftseiere: "Jo mer du sporer, jo mer sporer du. Jo mer du ser data og innser hvor nyttig det er når det kommer tid for å ta avgjørelser, desto lettere blir det å faktisk ta beslutninger. Komme i gang er den vanskelige delen. "

Andre ressurser du kan finne nyttige, inkluderer:

• De 5 beregningene du må spore for abonnementsbedriften din, for å lykkes
• De 6 viktigste nettmålingene for å spore for virksomheten din
• De 10 beste verktøyene for å spore webmålingene dine

Hvilke beregninger sporer du?

Hver virksomhet er annerledes og vil derfor finne det nødvendig å holde øye med forskjellige tall.

Er du enig med starter på grunnleggende økonomiske beregninger? Hvilke beregninger tror du er viktig for å holde øye med?

Har de beregningene du sporer endret over tid?