5 Enkle trinn for bedre styring |

Denne artikkelen ble opprinnelig publisert på SBA.gov. Det har blitt publisert her med tillatelse.

Gode nyheter: Her er en enkel prosess, med fem enkle trinn, som vil bidra til å forbedre virksomheten din. Det er enkelt å gjøre, og hvis du ikke gjør noe som det allerede, vil dette enkle tillegget til prosessen gi deg betydelig bedring i bedriften.

Trinn 1: Visualiser hovedhistorien din

Ta et skritt tilbake fra virksomheten og visualiser hovedvirksomhetshistorien. Tenk deg den ideelle kunden, hva de vil ha fra din bedrift, hvordan de finner deg og hvordan bedriftens unike kvaliteter samsvarer med hva den bestemte personen ønsker.

Ikke gjør det vanskelig, og ikke svett detaljene. Du trenger ikke engang å skrive det ned, men det kan være veldig verdifullt å skrive ned noen få viktige punkter for å minne deg selv - og andre senere strategier.

Gjør det strategisk. Virkelig forretningsstrategi har tre elementer blandet sammen: identitet, målmarked og forretningsmessig tilbud. Din identitet er det som er unikt om virksomheten din, og målmarkedet og forretningsutbudet bør være strategisk definert. Strategien handler om fokus, så også fokusere på hvem som ikke er i markedet og hva du ikke gjør. Hvem er ikke i markedet er like viktig som hvem er, og hva du ikke gjør er like viktig som hva du gjør. For eksempel, hvis restauranten din handler om en rolig, avslappet, gourmetmatopplevelse, kan du ikke tilby uttak eller kjøre, og du må ikke ha barn spiser gratis.

Trinn 2: Identifiser dine hovedforutsetninger

Ikke gjør dette vanskelig heller. Ta et skritt tilbake fra virksomheten et øyeblikk, og tenk på antagelsene du gjør hele tiden. Forutsetter du en sunn økonomi, for eksempel, eller sterk regional vekst, eller godt vær for å vokse sitroner? Oppgi disse hovedantakelsene. Ikke gå inn i for mye detalj, da du kommer til å gå ned i avtagende avkastning. Hva du vil ha, er en god liste for å hjelpe med regelmessig gjennomgang og revisjon (se trinn 5 nedenfor).

Trinn 3: Angi milepæler og ytelsesstatistikk

Milepæler har å gjøre med datoer, tidsfrister og bestemte oppgaveansvar. Du bør skrive disse ned for deg selv, og hvis du har et lag, for dine lagmedlemmer. Du får ikke virkelig ansvar i virksomheten uten å skrive ned og bli enige om hva som skal skje, når det vil skje, og hvem skal gjøre det.

Selv om du kjører din egen virksomhet helt alene, du må fortsatt liste milepæler slik at du kan spore fremgang senere. Jeg har lært den harde måten på denne, både i min en-persons konsulentvirksomhet som jeg kjørte i 14 år, og for 50-personers produktvirksomhet ble det. Hvis vi ikke skriver ned våre hensikter, lyver vi for oss senere om hva vi trodde vi skulle gjøre. Jeg håper det er bare meg og ikke deg, men jeg tviler på det.

Prestasjonsberegninger legger til ryggrad og ansvarlighet. Noen handler om grunnleggende forretningsresultat, inkludert salg, direkte kostnader og utgifter. Det er imidlertid verdifullt å gå utover de grunnleggende beregningene. For eksempel sporing fører, nettsted besøkende, trafikk, måltider servert, treninger, turer, konverteringsfrekvenser, ordrer, presentasjoner, innkommende samtaler, minutter per samtale og så videre. Disse viktige resultatene gir deg mulighet til å holde deg oppdatert av virksomheten din.

Trinn 4: Administrer bedriftens kontanter

Profittene alene garanterer ikke kontanter. For eksempel kan du være lønnsomt, men har for mye penger bundet opp i kundefordringer eller inventar, slik at du ender opp uten nok penger til å gjøre lønn eller dekke nødvendige utgifter. For å administrere kontanter må du projisere salg, direkte kostnader, utgifter, ekstra utgifter (for tilbakebetaling av lån, kjøp av eiendeler og lignende), og ekstra inntekt (fra lån, ny investering, salg av eiendeler og så videre).

På dette også, ikke prøv å forutsi fremtiden. I stedet prøver du å finne ut hvordan salg, kostnader og utgifter relaterer seg til hverandre, så senere når salget er forskjellig fra forventningene, har du en enkel tid til å identifisere de relaterte endringene du må forvente. Tenk på hva som driver salg, som prising, markedsføringsutgifter, trafikk, konverteringer, kundeemner, rørledninger og så videre. Og ikke gå inn for mye detalj fordi, som med forutsetninger over, vil du gå inn i avtagende avkastning hvis du gjør det. For eksempel bør en restaurant ikke bekymre seg om å projisere salg for hvert menyelement, men bør oppsummere og samle for middager, lunsjer, drinker og andre. På samme måte trenger en bokhandel ikke å projisere salg etter tittel, forfatter eller emne, men heller hardt deksel, mykt deksel, magasiner og andre. Hold kategoriene dine håndterlige.

Trinn 5: Gjennomgå, revidere, gjenta

Angi en bestemt dag i måneden, for eksempel hver tredje torsdag, for å se gjennom resultater og revidere etter behov. Hvis du jobber med andre, må du sørge for at de vet om dette vanlige månedlige møtet, og bare savner det av gode forretningsgrunner.

Start evalueringsmøtet med listen over forutsetninger. Identifiser om antagelser har endret seg, og hvordan, og hva det betyr for virksomheten din.

Inkluder en gjennomgang av milepæler for den siste måneden, inkludert om det er forventet milepæler nådd. Se deretter milepæler for neste måned, for å se på forventningene og sammenlign milepæler med de underliggende forutsetningene.

Endelig, gjennomgå prestasjonsverdier. Spor og administrer forskjellen mellom faktisk ytelse og etablerte forventninger.

Og nå ser du at du har en forretningsplan

Jeg brukte ikke ordene "forretningsplan" i tittelen eller første ledd fordi jeg ville ikke at du skulle bli distrahert av myten om det formelle forretningsplandokumentet. For mange bedriftseiere leser ordene "forretningsplan" og avviser ideen, og tenker på noe vanskelig skrive opp som minner om et semesterpapir, som de ikke trenger, med mindre de søker om kommersiell kreditt, søker investering eller behandler saker som selge virksomheten eller forvalte skilsmisseoppgjør.

Den virkelige forretningsplanen er imidlertid like enkelt som disse fem trinnene. Hvis du holder denne forretningsplanen frisk og oppdatert, optimaliserer den styringen av bedriften din. Til slutt, når du trenger en formell plan, kan du ta denne virkelige forretningsplanen og klargjøre den med mer beskrivelse og forklaringer til utenforstående, og skrive den ut som et formelt forretningsplandokument.