Oppbevaringsplan for rekord |

Vi alle vet at vi må lagre og sikre våre forretningsrekorder. Og etter noen år finner vi at alle disse rekordene vi har holdt tar opp mer gulvplass i arkivskap enn arbeidsplass for oss selv og våre ansatte.

Den gode nyheten er at vi egentlig ikke trenger å beholde alle disse postene for alltid. Ja, noen trenger vi å beholde for alltid. Noen vi holder bare inntil IRS har hatt sin vei med oss. Og noen trenger vi bare å holde i noen år.

Fortell hvilken plate som må holdes, i hvor lang tid, er litt vanskeligere. Og riktig bortkastelse av midlertidige poster er ikke så enkelt som å kaste papirene i papirkurven.

Her finner du rekordretensjonsplanen. Dette dokumentet viser hvilke typer poster virksomheten din produserer (finans, personell, kontrakter, operasjoner, etc.); identifiserer eventuelle rettslige krav for hvor lenge registreringen må oppbevares og den myndighet som krever, slik som IRS eller Sarbanes-Oxley Act vil merke hvor lenge posten generelt brukes aktivt i forretningsvirksomhet; og kan også inneholde annen informasjon, for eksempel å merke seg at postene inneholder sensitive personlige identifiserende data; og hvis mikrofilm eller digitalt skannede kopier er akseptable juridiske alternativer til papirdokumentet.

Søk på Internett, og du vil finne rikelig med informasjon om Records Retention Schedules og prøver, slik som denne som tilbys av Millennium Records Management. Husk imidlertid at en prøveplan er bare en generalisert representasjon av hva man ser ut. Opptaksplanen din vil skreddersys for din type virksomhet, hvor du befinner deg, i hvilken stat og / eller land du driver forretninger, uansett om du er privateide eller handler aksjer på aksjemarkedet, er en offentlig institusjon, holde regjeringskontrakter og en myriad andre faktorer.

Du vil ønske å jobbe sammen med din regnskapsfører, advokat og / eller et profesjonelt rekordbehandlingsselskap for å utvikle og etablere dine.

Du implementerer Records Retention Schedule offisielt alle i din bedrift vet om det. Dette bidrar til å sikre at dine vitale poster faktisk blir holdt i utgangspunktet. Senere, si at du har flere arkivskap med fakturaer som kan betales med kontoer. Din Retention Schedule sier at du trenger å beholde disse i 6 år, men erfaring viser at du virkelig bare kommer inn i dem i 3 år. Å vite dette, kan du frigjøre forretningsområdet / kontorens gulvplass ved å overføre disse postene for å sikre lagringsplass utenom nettstedet eller et alternativt lagringsmedium.

Når du har poster som når slutten av oppbevaringsperioden, kan du avhende dem. Men som sagt, kan du ikke bare kaste dem inn i resirkuleringsburken. Du må ha en etablert prosess til disposisjon. Ja, du må opprette mer dokumentasjon for å kvitte seg med gamle dokumenter.

Du vil ønske at folkene som genererte postene, logger seg av at de ikke lenger trenger postene. Du bør være oppmerksom på at postene har nådd slutten av oppbevaringsperioden i henhold til din etablerte opptaksplan, og kontroller at deres oppbevaringsperiode ikke er utvidet på grunn av revisjoner, rettssaker, etc.

Du vil ønske å bekrefte når, hvordan, og av hvem, ble dokumentene ødelagt. Dette er lettere i dag enn tidligere, da jeg tilbrakte mange timer med å flytte bokser ned til en lastebane og fôre papir i en shredder ved siden av en dumpster. De siste årene har mobile shredding-selskaper spredt seg. De vil kjøre sine store lastebilmonterte konfetti-shredders til din bedrift, trekke boksene dine til lastebilen, la deg bevare ødeleggelsen og gi deg et bevis på ødeleggelse.

Etablering, implementering og følge av et rekordbeholdningsplan vil gå langt for å sikre at bedriften holder og opprettholder vitale poster du trenger for å fortsette i virksomheten. Og i verste tilfelle bør du bli fanget opp i rettssaker eller lignende, bevise at postene dine blir holdt og ødelagt i en regelmessig forekommende, etablert, godkjent, dokumentert prosess og ikke midt i natten brenne ut bak låven i et amatortisk forsøk på å unngå skyld og ansvar, eller hindre den juridiske prosessen.

Steve Lange

Senior Editor

Palo Alto Software