Risikostyring for ideelle organisasjoner: 10 måter å bekjempe svindel

Nonprofits kan ha sine hjerter på rett sted, men som enhver organisasjon som utfører monetære transaksjoner, er risikoen for svindel alltid til stede. Kelly og Owns, LLC anslått $ 84 milliarder i innenriks svindel i 2008, den mest siterte årsaken til at det var mangel på interne kontroller. Fra kirker til veldedige organisasjoner, må ideelle organisasjoner ta de riktige forholdsregler for å beskytte seg mot korrupte personer og mendacious ledelse. Vi har skissert 10 teknikker for å redusere risikoen for svindelaktivitet blant ideelle organisasjoner. Mens denne artikkelen gir en solid introduksjon til svindelbekjempelse, oppfordrer vi deg til å investere en betydelig del av tiden ved å undersøke denne avgjørende fasetten til ideell sektor.

1. Leder etter eksempel

En av de enkleste teknologiske ledelsene kan ansette, er å klargjøre de etiske prinsippene i organisasjonen. Dette kan gjøres på to måter: direkte og indirekte. Behandle problemet direkte ved å inkorporere svindelbekjempelse i arbeidstreningstrening. Gjør det klart, slik atferd vil bli nøye overvåket, gjerningsmenn saksøktes i full grad av loven. Forsterk denne meldingen direkte gjennom ledelseseksempel. Organisasjonens ledere bør konsekvent vise ærlighet og årvåkenhet i å oppdage og disiplinere uakseptabel oppførsel. Ikke slå organisasjonen til et paranoid, anklagende regime, men la ansatte og frivillige vite, fast og vennlig, de blir overvåket.

2. Del og erobre

Det er sikkerhet i antall. Mens dette ordtaket normalt foreslår beskyttelse mot fiendtlige utvendige krefter, er det like anvendelig for å oppdage trusler fra innsiden. Dette er en viktig generell retningslinje å huske på når du setter opp kontroller på alle nivåer i organisasjonen. Del oppgaver på en slik måte at penger må håndteres og overvåkes av flere personer. En enkelt person som handler alene, er mindre sannsynlig å forsøke svindel når andre er involvert i en transaksjon. For eksempel, etter en innsamlingshendelse, ville det være dårlig praksis å tildele en enkelt person å telle, registrere og deponere kontantdonasjoner.

3. Bekreft bankkontoen din

Penger i banken er kanskje ikke så bevoktet som det burde. Begrens begrensningen av tilgangen til midler ved å ta et par enkle forholdsregler. Først av, ikke bruk et debetkort. Debetbeskyttelse er begrenset og manglende penger kan være vanskelig å hente. Og for det andre, sett opp kontoen din for å forby kontanter. Kontanter er et glatt stoff. Utbetalinger skal komme i form av en sjekk utført til bokholderen. Dette legger til et ekstra trinn, noe som gjør uttak lettere å spore og kontrollere.

4. Omhyggelig regnskap

Hver organisasjon trenger et nøye og grundig dokumentert regnskapssystem. Dette er kanskje den enkleste måten å oppdage mistenkelig aktivitet på. Å sette opp et effektivt system betyr ganske enkelt å registrere alt. Standardiser et middel til å skrive ned hver pengetransaksjon, uansett hvor liten. Registrer hvem som gjør hva og når. I eksemplet med innsamlingsdonasjoner, følg med på hvem som samler pengene, hvem teller pengene, hvem re teller penger, som setter inn penger og så videre. Sett opp klare papirstier lett å følge tilbake til kilden. Avhengig av omfanget av operasjonen din, kan det ikke være en dårlig ide å ansette en ideell regnskapsekspert.

5. Ved hjelp av et kredittkort

Organisasjonen din vil sannsynligvis ha nytte av bruk av et kredittkort. Kontanter og sjekker er ikke alltid praktiske, og som tidligere nevnt er debetkort ikke en god ide. Kreditt har bedre beskyttelse og vil ikke tappe dine midler i tilfelle svindel. Nøkkelen til å bruke et kredittkort er å holde kvitteringer. For hvert kjøp, sørg for å anskaffe, dokumentere og sende kvittering. På slutten av hver faktureringsperiode, dobbeltkryss kvitteringer og kontroller at de totale kostnadene legger opp til beløpet på utsagnet.

6. Screening ansatte

Å samle et troverdig lag er åpenbart. Dette vil innebære å utføre bakgrunnskontroller av potensielle ansettelser. Finn ut på forhånd om søkeren har en historie med mislighold. Å gjøre det kan spare deg for en verden med problemer. Også be om referanser og kontakt dem faktisk. Hvis noen få pålitelige kilder kan garantere søkeren, er det en god start. Bruk intervjuetid for å løse problemer med svindel. Du kan få en lesning av søkerens karakter gjennom enkel samtale. Gå ham eller henne gjennom hypotetiske scenarier knyttet til bedrageri. Dette vil informere deg om søkerens tankeprosess sammen med å sende meldingen om at organisasjonen tar slike saker seriøst.

7. Sett et budsjett

Du kan ikke bli mye mer grunnleggende enn dette. Sett et budsjett og hold deg til det. Dette er en måte å vite hvor pengene dine vil gå før det faktisk går dit. Ved å skape forventninger kan du se hvor pengene dine skal gå og sammenligne det med situasjonenes virkelighet. Budsjettering vil bidra til å forhindre overspenning. Du vil vite hvor mye penger som skal tilskrives hver kategori og kunne bedre gjenkjenne avvik. Det er sannsynlig at du må justere budsjettet ditt når tiden går på. Det er greit. Men uansett forutsigbarhet av fremtidige eiendeler, fortsett alltid med et budsjett basert på dine beste estimater.

8. Revisjoner

Periodiske overraskelsesrevisjoner vil bidra til å verifisere organisasjonens økonomi. Selv om det ikke utføres for det eneste formålet med å oppdage svindel, er revisjon medvirkende til å gjennomgå pengestrømmen.Ikke alle organisasjoner vil ha råd til en revisjon. Hvis dette er tilfelle, ansett et alternativt eksternt parti for å gjennomgå regnskapsinformasjon og transaksjonshistorie. En utvendig fest kan virke som et trengende andre sett med øyne og bidra til å oppdage overbevisninger. I tillegg til å faktisk oppdage svindel, fordobler slike vurderinger dobbelt som forebyggende tiltak, slik at ansatte vet at organisasjonen aktivt ser etter feilsteg.

9. Signaturer på sjekker

Krevende to signaturer på sjekker skrevet i organisasjonens navn, vil sikre at minst to personer har gjennomgått og godkjent transaksjonen. Igjen går dette tilbake til å dele opp arbeidskraft og øke antall personer som er nødvendige for å fullføre en transaksjon. Hvis en person har lov til å skrive sjekker uten tilsyn, er døren for bedrageri vidt åpen. Blanke kontroller bør også unngås når det er mulig.

10. småpenger

Å redusere svindel skjer på alle nivåer i ideelle organisasjoner. De fleste organisasjoner opprettholder en forsyning av små penger for små, ofte uforutsigbare transaksjoner. Ikke gjør feilen ved å miste oversikt over hvordan små penger er brukt. Ja, det er vanligvis ment for miscellany, men som det kommer i form av dollarregninger, er småpenger enkelt å misbruke. Hold inn kvitteringer og hold en tett oversikt over utgifter. Forsiktig kontroll av små transaksjoner vil frata svindel på høyere og mer skadelige nivåer.