Sju trinn for vellykket prosjektplanlegging

I det siste har jeg vært med i flere prosjektteam. Noen av disse opplevelsene har ført meg til å lene meg tilbake og analysere prosjektplanleggingsprosessen for å forstå hvordan planlegging og gjennomføring av prosjektstyring kan forbedres.

Hvorfor blir prosjekter som forvaltes av dyktige mennesker ender opp med å bli forsinket eller ikke fullført? Hvorfor føler prosjektlagene noen ganger at de skyter på et bevegelig mål?

Hva er prosjektplanlegging?

Prosjektplanlegging er prosessen med å definere mål og omfang, mål og milepæler (leveranser).), og tildele oppgaver og budsjettmidler for hvert trinn. En god plan er enkelt å dele med alle involverte, og det er mest nyttig når det blir revidert regelmessig. Bare å skissere en plan og aldri diskutere det med teamet ditt igjen er en god oppskrift på bortkastet tid og krefter.

Du kan gjøre prosjektplanleggingen din i et enkelt Google doc, eller du kan bruke prosjektstyringsprogramvare. Fordelen med å bruke prosjektledelsesprogramvare er at du vanligvis kan lagre alle dokumenter og leveranser på ett sted, og du kan unngå å miste viktige diskusjoner og beslutninger til e-post eller Slack void. Med et verktøy som Basecamp, for eksempel, er det enkelt å spore fremgang og holde orden på samtaler og elementer som krever samarbeid med noen forskjellige personer.

Hvis du tenker på prosjektledelse som en eller i en rask oppstart, det kan virke som om alt tar for mye tid fra starten. Men du vil faktisk spare mye tid og ressurser hvis du dokumenterer prosjektplanen din helt fra starten og bruker den som en veikart for å holde deg og teamet ditt på rette spor.

Her er syv nøkler til vellykket prosjektplanlegging til hjelpe deg med å komme i gang.

1. Tenk på planen som en veikart for interessenter

Hvert prosjekt trenger en veikart med klart definerte mål som ikke bør endres etter at prosjektets første fase er fullført. Alle interessenter som drar nytte av utfallet eller involvert i gjennomføring av prosjektet, bør oppnevnes og deres behov oppgis under den innledende prosjektplanleggingsprosessen.

Disse interessentene kan inkludere:

• Prosjektlederen eller personen som i siste instans er ansvarlig for gjennomføringen
• Kunden som mottar leveransen - dette kan være noen på ditt lag (intern) eller en faktisk betalende kunde.
• Teamet, eller de som er ansvarlige for enhver taktikk som er en del av planen.

Ikke anta at du automatisk forstår hver interessents behov og mål. Før du blir for langt til å dokumentere prosjektplanen din, må du snakke med dem for å forsikre deg om at du virkelig forstår prosjektet og evner og ressurser til alle i teamet.

2. Bryt prosjektet inn i en liste over resultater

Utvikle en liste over alle leveranser. Denne listen skal bryte ned det større prosjektet i mindre oppgaver som kan tildeles bestemte lagmedlemmer, og du bør inkludere estimerte tidsfrister knyttet til hver leveranse eller oppgave.

Pass på at du forstår og dokumenterer godkjenningsprosessen for hver leveranse. Hvis prosjektet ditt er for en ekstern kunde, må du sørge for at du er klar over deres interne godkjenningsprosess, slik at du ikke blir overrasket av forsinkelser eller redusert med å vade gjennom konkurrerende meninger.

3. Snakk med teamet ditt

Identifiser etter navn alle personer og / eller organisasjoner som er involvert i hver leverbar eller oppgave, og beskriv deres ansvar i detalj. Ellers kan feilkommunikasjon føre til forsinkelser og situasjoner der lagmedlemmer måtte måtte gjøre om sitt arbeid.

Hold et kickoff-møte for å snakke med teamet om din planlagte angrep. Be dem til å hjelpe deg med å tenke på den beste måten å få jobben til. Ikke bare vil dette hjelpe deg å bli mer effektiv, det vil hjelpe deg med å få innkjøp fordi de vil føle mer eierskap over prosessen. Bruke et prosjektstyringsverktøy som Basecamp kan være nyttig å holde alle på sporet og lagre dokumenter og samtaler på ett og samme sted.

Hvis du bruker e-post for å kommunisere om prosjekter, bør du vurdere å bruke en e-postløsning for teaminnboks som lar deg tilordne e-postmeldinger som krever prosjektrelatert oppmerksomhet til gruppemedlemmene etter behov, i stedet for uendelig viderekobling av store samtale tråder frem og tilbake.

4. Identifiser risikoer

Bestem risikoen som er involvert i prosjektet ditt. Tenk på hva du vil gjøre hvis noe tar mye lengre tid enn forventet, eller hvis kostnadene blir mye mer enn du forventet.

Du trenger ikke å ha et bestemt tiltak som er identifisert for alle mulige negative utfall, men du bør tilbringe litt tid med teamet ditt og tenke gjennom hva som kan gå galt. Deretter kan du gjøre så mye som mulig for å redusere disse risikoene fra begynnelsen, i stedet for å bli tatt av vakt senere. Risikofaktorer kan også ha noen innflytelse på hvordan du budsjetterer.

5. Opprett et budsjett

Vedlagt på listen over milepæler og leveranser bør du få informasjon om prosjektkostnad og estimert budsjett. Motstå trangen til å tildele store dollarbeløp til store prosjekter uten å identifisere nøyaktig hvordan pengene er ment å bli brukt. Dette vil hjelpe teamet ditt å forstå ressursene de må jobbe med for å få jobben gjort. Når du setter inn ditt opprinnelige budsjett, kan disse tallene variere i stedet for absolutt.

For enkelte elementer må du kanskje få sitater fra noen få forskjellige leverandører. Det kan være nyttig å dokumentere det avtalte prosjektets omfang kort i budsjettdokumentasjonen, dersom du ender opp med å gjøre endringer i det større prosjektet basert på begrensninger i budsjettet, eller hvis leverandøren ikke leverer nøyaktig hva du forventet.

6. Legg til milepæler

Bruk listen over leveranser som et rammeverk for å legge til milepæler og oppgaver som må fylles ut for å oppnå det større målet. Fastsett rimelige tidsfrister, ta hensyn til prosjektgruppemedlemmernes produktivitet, tilgjengelighet og effektivitet.

Tenk på dine milepæler i SMART-rammen. Målene dine skal være:

• Spesifikke: Klar, konsis og skrevet på språk som noen kunne forstå.
• Målbar: Bruk tall eller kvantitativt språk når det er hensiktsmessig. Unngå vage beskrivelser som gir suksess opp til personlig, subjektiv fortolkning.
• Akseptabelt: Få innkjøp fra interessenter om dine mål, milepæler og resultater.
• Realistisk: Strekkmål er en ting, men sett ikke mål som er umulige å oppnå. Det er frustrerende for teamet ditt og for dine interessenter, og kan til slutt forsinke prosjektet fordi det å utføre det umulige vanligvis koster mer og tar lengre tid.
• Tidsbasert: Angi konkrete frister. Hvis du må endre tidsfrister knyttet til dine milepæler, dokument når og hvorfor du gjorde endringen. Unngå skyggeendringer - eller rediger frister uten å varsle teamet ditt og relevante interessenter.

7. Angi retningslinjer for framdriftsrapportering

Disse kan være månedlige, ukentlige eller daglige rapporter. Ideelt sett bør et samarbeidende arbeidsområde settes opp for prosjektet ditt online eller offline der alle parter kan overvåke fremdriften. Sørg for at du har en kommunikasjonsplan-dokument hvor ofte du vil oppdatere interessenter om fremdrift og hvordan du vil dele informasjon, som på et ukentlig møte eller daglig e-post.

Bruk rammen du opprettet da du identifiserte dine milepæler til veilede rapportene dine. Prøv å ikke gjenskape hjul eller sløse tid med å generere nye rapporter hver gang du trenger å kommunisere fremgang. Husk at bruk av en prosjektstyrings programvare som Basecamp kan holde interessenter i sløyfen uten å rote opp innboksen din, eller miste samtaler i lange slakkchatt.

Hemmeligheten til effektiv prosjektplanlegging og -administrasjon holder seg godt organisert og kommuniserer godt med din lag og interessenter. Enten du bestemmer deg for å bruke prosjektstyringsprogramvare eller ikke, tenk på hvor og hvordan du lagrer alle materialer og ressurser som er relatert til prosjektet ditt - hold alt på ett sted hvis du kan. Lykke til!