Slik setter du opp lønn som ny arbeidsgiver |

Når du eier en bedrift, har du ansvaret for å ansette ansatte. Top-notch-ansatte kan hjelpe deg med å strømlinjeforme forretningsprosesser, legge til innovative ideer og utvide virksomheten din. Før du begynner å bekymre deg for en kandidat sourcing strategi eller ansette din første ansatt, må du ha en liten forståelse av lønn.

De fleste bedriftseiere er eksperter i sin bransje, ikke lønnsliste. Opprettelse og løpende lønn kan virke overveldende, men når du har ekstra hender som hjelper til med å drive virksomheten din, vil det være verdt det.

Les videre for å lære arbeidsgiveransvar, for eksempel hvordan du oppretter lønn og holder skatt fra ansatt lønn. På Patriot Software er vi lønnsspesialister, så sjekk ut koblingene i denne artikkelen for mer detaljert informasjon fra oss om de ulike aspektene ved å sette opp lønnslisten.

Se også: Er det på tide å ansette en ansatt? > Hvordan sette opp lønnsliste

Hvis du vil ansette ansatte i din bedrift, må du først sette opp lønnslisten. Å kjøre lønn, må du etablere et system; vil du gjøre lønn for hånd, bruke programvare eller leie en regnskapsfører?

Å holde forretningsdokumenter organisert vil gjøre oppretting av lønnsløsninger en jevnere prosess. For å sette opp lønn for virksomheten din, trenger du litt informasjon om din bedrift og nye ansatte.

Bedriftsinformasjon

For å sette opp lønn, må du ha noen identifikasjonsnumre. Du må søke om en EIN (kort for Employer Identification Number), som du kan få fra IRS. EIN er et ni-sifret tall som identifiserer virksomheten din. Du trenger det når du rapporterer skatt eller sender skatteinformasjon til regjeringen.

For å betale føderale avgifter kan du sette opp et elektronisk Federal Tax Payment System (EFTPS) -konto. På den måten kan du foreta sikre betalinger online eller via telefon.

Du må også registrere deg hos statens arbeidsavdeling. Du vil trenge en ny ansvarsrapporteringskonto for å rapportere nye ansatte til staten. Avhengig av bedriftens beliggenhet, kan du også trenge statlige og / eller lokale ID-numre. Og glem ikke å få arbeidstakers erstatningsforsikring.

Medarbeiderinformasjon

For å sette opp lønn, må du ha informasjon for hver ny ansatt, inkludert navn, adresse og personnummer. Du vil også trenge skatteinformasjon, som deres innleveringsstatus og detaljer om nåværende fradrag og bidrag.

Nye ansatte må fylle ut skjema W-4 (også kjent som et personlig tillatelsesark) som skal settes opp i lønnsystemet ditt. Form W-4 hjelper deg med å bestemme hvor mye føderal inntektsskatt skal avholde fra hver ansattes lønn.

Ansatte må også fylle ut skjema I-9 når du ansetter dem, men dette skjemaet påvirker ikke lønnslisten. Det bekrefter imidlertid en ansattes kvalifisering til å jobbe i USA, så det er viktig å ansette. Enkelte stater krever også E-Verify, et system du kan bruke til å sikre at ansatte er autorisert til å jobbe i USA.

Betal informasjon

Ikke glem en av de viktigste delene av å sette opp lønnslønn og frekvens. Vil arbeidstakeren motta timelønn eller lønn? Og hvor ofte vil du betale dem (ukentlig, hver uke, månedlig)?

Du trenger et tilstedeværelsesstyringssystem for å spore arbeidstimer, overtid og betalt tid. Og du må vite om dine ansatte er fritatt eller ikke-godkjent. Hvis arbeidstaker kvalifiserer for fritaksstatus, betaler du ikke overtid. For å finne ut mer, kontakt US Department of Labor. Hold lønninformasjonen din organisert for å være effektiv og i samsvar med lovkravene.

For å kjøre lønn, må du vite hvordan du planlegger å betale ansatte. Du kan velge mellom noen forskjellige betalingstyper, inkludert sjekker, direkte innskudd, lønnskort og til og med kontanter. Hvis du betaler via direkte innskudd, samler du bankinformasjon fra dine nye leier.

Se også: Hvordan ansette din første ansatt

Slik håndterer du skatter

For å overholde IRS når du kjører lønn, må du bli kjent med kildeskatt. Hver lønningstid, du må holde avgift fra hver ansattes bruttolønn.

Selv om det kan høres skremmende, er håndteringsskatt lettere når du vet hvilke typer skatter du må holde tilbake. Og du må også vite hva du skal gjøre med pengene etter at du har holdt den tilbake.

Hvilke skatter trenger du å holde tilbake?

Som bedriftseier er du pålagt å holde skatt på lønn fra ansatte. Forhold til føderal inntektsskatt, statlig og lokal inntektsskatt (hvis aktuelt) og FICA skatt.

Føderal inntektsskatt

Du må holde tilbake føderal inntektsskatt basert på antall kvoter som en ansatt krever på Form W-4.

IRS-publikasjonen 15 er en stor ressurs hvis du bestemmer deg for å lære hvordan du gjør lønn manuelt. Du kan velge en av to inntektsfortegnelser for inntektsskatt som hjelper deg med å finne ut beløpet som skal tilbakeholdes: lønnsbrakettmetoden eller prosentsatsen. Lønnsprogramvare beregner automatisk skatter for deg.

Hva betyr skattefrit betyr på en ansattes Form W-4? Under visse omstendigheter kan noen av dine ansatte være skattefrie, noe som betyr at du ikke holder tilbake føderal inntektsskatt fra lønn. Medarbeiderens skjema W-4 forteller deg om en ansatt er skattefri eller ikke. De må gi deg et nytt skjema W-4 innen frist for hvert år for å beholde den unntatte statusen.

Statlig og lokal inntektsskatt

Avhengig av hvilken stat du driver opp i, må du kanskje holde statsskatt fra lønn til dine ansatte. Og noen steder krever en ekstra inntektsskatt.

For å finne ut om du trenger å beholde statlige og lokale inntektsskatter fra lønn for ansatte, må du sjekke med staten.

FICA skatt

FICA (Federal Forsikringsbidragslov) skatt inkluderer to typer skatter: Sosial sikkerhet og Medicare skatt. Både arbeidsgiver og arbeidstaker bidrar til FICA-skatt på samme måte. Det betyr at du vil holde tilbake en viss prosentandel fra lønnene til medarbeiderne og bidra til en tilsvarende prosentandel.

FICA-skattesatsen kan hvert år endres. For øyeblikket er skattesatsen for sosial sikkerhet 6,2 prosent av hver ansattes bruttolønn. Bare lønn opp til $ 127 200 belastes. Medicare-satsen er for tiden 1,45 prosent (på alle lønn) av hver ansattes bruttolønn. Ikke glem, du må også betale 6,2 prosent og 1,45 prosent av arbeidstakerens bruttolønn mot arbeidsgiverdelen! Og du må holde tilbake en ekstra Medicare-skatt på 0,9 prosent for lønn på ansatte over $ 200 000 ($ 125 000 hvis gift arkivering er separert eller $ 250 000 hvis du er gift med arkivering i fellesskap). Det er ingen arbeidsgiverkamp for ekstra Medicare-skatt.

Arbeidsgiveravgift

Hvis du har ansatte, må du også betale skatt på statlig arbeidsledighet (FUTA) skatt og statsledighet (SUTA). Men du vil ikke holde tilbake disse skattene fra lønn til ansatte.

Din stat vil gi deg beskjed om din SUTA-skattesats. FUTA-skattesatsen er en prosentandel av lønnene til ansatte, opp til et visst beløp. De fleste arbeidsgivere betaler 0,6 prosent av de første $ 7000 betalt til hver ansatt per år, med mindre de bor i en kredittreduksjonsstat.

Hva er det med kildeskatt? Hva gjør du med dem?

Hvis du har hodepine på dette punktet, du er ikke alene. Å håndtere arbeidsskatt kan være vanskelig. Men vær ikke redd - du er nesten ferdig med å forstå grunnleggende om hvordan du skal håndtere arbeidsskatt!

Deposeringsplan

Etter kildeskatt må du sende og overdrage dem til offentlige skattebyråer. Du må følge en innskuddsplan, fastlagt av IRS, for å finne ut hvor ofte du betaler skatt.

For føderal inntekt og FICA skatt, følg en halvårlig eller månedlig innskuddsplan. Tidsplanen din avhenger av din totale skatteforpliktelse rapportert på skjema 941 i løpet av en fjerdedel av tilbakemeldingsperioden. Du må betale hver måned hvis du rapporterte $ 50 000 eller mindre i skatt i tilbakekallingsperioden. Hvis du rapporterte mer enn $ 50 000 i skatt, må du sette inn halvårlig. Se Form 941-instruksjonene for mer informasjon.

Innskudd FUTA skatt kvartalsvis. Kvartalsfristedatoene er 30. april, 31. juli, 31. oktober og 31. januar.

Rapporteringsskatt

Du må også rapportere skatt på offentlige skjemaer. Rapporter føderal inntektsskatt og FICA skatt (Sosial sikkerhet og Medicare skatt) hvert kvartal på skjema 941. Du vil også rapportere FUTA skatt på Form 940, som forfaller innen 1. januar hvert år.

For statlig og lokal inntektsskatt og SUTA skatt, må du få scoop fra staten din. Sjekk ut IRS-publikasjonen 15 for mer informasjon om innskudd og rapportering av skatter.

Se også: Personlige avgifter mot forretningskatter: Hva er forskjellen?

Spørsmål, kommentarer, bekymringer?

Før du kan ansette ansatte, trenger å sette arbeid i lønn oppsett prosessen. Og når du har ansatte, ikke glem å holde tilbake, rapportere og betale skatt. For å strømlinjeforme lønn, kan du alltid vurdere å investere i en lønnsom programvare som passer dine forretningsbehov. Noen lønnssystemssystemer vil holde tilbake, innskudd og filskatt. Alt du gjør er å angi innlosjingsinformasjonen for dine ansatte.

Hvis du har spørsmål, kan du alltid kontakte din lokale skattemyndighet. IRS gir også ressurser om sysselsettingsskatt:

Forståelse av sysselsettingsskatt

• Innskudd og rapportering av ansettelsesskatt
• Forfallsdato for arbeidstidsskatt
• Du har kanskje trodd det ville være vanskelig å forstå de juridiske kravene til å ansette nye ansatte og løpende lønn. Men du er en bedriftseier! Du har gått gjennom wringer og besluttet å forfølge din lidenskap. Opprettelse av lønn vil kunne håndteres så lenge du har en klar oversikt over hva du skal gjøre.