Hvordan skrive din første jobbbeskrivelse |

Denne artikkelen er en del av vår "Business Startup Guide" - en kurert liste over våre artikler som får deg til å løpe på kort tid!

Enten du er å ansette din beste venn, eller noen du aldri har møtt før, er det viktig å sørge for at du har skrevet en stillingsbeskrivelse.

En god stillingsbeskrivelse er ikke bare en liste over å

De beste stillingsbeskrivelsene fordeler både arbeidsgiver og arbeidstaker.

Hvis du har tatt deg tid til å tenke gjennom det og skrive det godt, din medarbeider vil få en klar ide om hva som forventes av dem, og vil derfor kunne gjøre det beste arbeidet mulig. Og du vil kunne måle deres ytelse og holde dem ansvarlige for arbeidet som er gjennomført.

Hvis du ikke er på ansettelsesstadiet ennå, ta deg tid til å begynne å tenke på hvilken type person du kanskje vil ansette i framtid. Den nye medarbeiderens verdier vil ha stor innvirkning på bedriften din, spesielt hvis du er liten.

Se også: 5 Fordeler ved å knytte jobbbeskrivelser til resultatanmeldelser

Det handler om første inntrykk

Det er en annen fordel for bruke en god tid på å skrive jobbbeskrivelser: Du vil ha bedre sjanse til å lokke de rette kandidatene til å søke.

Vurder: Hvis du krever at dine ansatte har en mastergrad, er du sannsynligvis kommer til å kutte ut en hel del av talentbassenget. Hvis det er et must i din bransje, er det greit. Men hva, hvis du leter etter en folkemann, noen som kan svare på telefonen og feilsøke kundeproblemer? I så fall vil en mastergrads sannsynligvis ikke bety mye. Du vil ønske å ansette noen med riktig holdning - noen med medfølelse. Noen som kan hoppe på telefonen og gjøre det som en innadvendt datavitenskapsmann ikke kan.

Spørsmålet er: Hvordan får du

alle av dette på tvers av det som sannsynligvis vil være en enkelt tekstside ? Se også: Ny ansatt? Gjør et positivt første inntrykk!

De 3 viktige delene av en god jobbbeskrivelse

Den beste måten å tenke på å skrive en stillingsbeskrivelse er som om du kanskje har en videregående skole eller et høyskoleoppgave:

Først er du vil ønske å gjøre undersøkelsen.

• Hva skal du ta med i beskrivelsen? Hva inkluderer konkurransen din? Neste skal du utarbeide omrisset ditt.
• Dette er en god tid å lage en kolliste; Inkluder de oppgavene du vil at medarbeider skal oppfylle, kreves kvalifikasjoner hvis du har dem, og eventuelle prestasjonsstandarder du vil at den ansatte skal møte. Og sist, du skal knytte det hele sammen. sikker på at bedriftens verdier gjenspeiles i stemmen din, at du har delt en følelse av bedriftskultur med dine søkere via stilen, og at du har registrert alle viktige, nitty-gritty detaljer.
• La oss slå den ned litt lenger og snakk om hva du vil dekke: 1. Spesifikke detaljer om stillingen

En god tittel:

En god tittel er relevant for din bransje og til "tider". Hvis du ønsker å ansette en markedsfører, bør du annonsere for en digital markedsføringskonsulent, en innhold markedsfører, eller en internett markedsføring manager? Vel, dette avhenger virkelig av hvor i verden du befinner deg, på det som er populært for øyeblikket, og på informasjonen du trenger å formidle.

Unngå titler som bare har mening internt; "Bedriftsrepresentant III" betyr ikke noe for en outsider. Det er bedre å velge en tittel som "Business Development Manager." Det er også en god mulighet til å få bedriftskulturen på tvers. For eksempel, kan du formidle mer eller be om et annet publikum å søke ved å ansette en "Happiness Manager" i stedet for en "Kundeservice Representant"?

Du må kanskje gjøre litt forskning først.

En kort oppsummering av jobben:

Søkeordet her er kort. Du vil gi potensielle kandidater en oversikt over nøkkelansvar og formålet med stillingen. Er dette en heltidsposisjon? Er det deltid? Er det en praktikplass? Vær klar!

En kort oversikt over selskapet: I en til tre setninger, si hvem din bedrift er, hva målet ditt er og hva du har oppnådd. Du vil ønske å finne en balanse mellom ærlighet og markedsføring her. Ja, du vil male et godt bilde så gode søkere vil søke nei du vil ikke lyve om hvor stor bedriften er, hvor mye du har oppnådd, eller hva du har gjort.

Ferdigheter, kvalifikasjoner eller sertifiseringer kreves: Er det noen bransjer, stater eller andre juridiske sertifiseringer din medarbeider trenger? For eksempel vil en bartender trenge lisens for å servere drinker. Oppgi både de nødvendige og de foretrukne kvalifikasjonene. Dette vil bidra til å sortere hveten fra kafet.

Leder og veilederinformasjon: Hvem skal den nye leien rapportere til? Hvilken avdeling vil de jobbe innenfor? Denne informasjonen er ikke alltid nødvendig, men kan bidra til å male et mer komplett bilde, slik at det ikke er noen overraskelser for den nye kandidaten, og ingen problemer du må jobbe gjennom.

Plasseringsdetaljer: Dette gjør ikke må være en frittstående seksjon i seg selv, men det er verdt å klargjøre noen av detaljene for å unngå potensiell forvirring. Hvor ligger stillingen? Er det fjernt arbeid? Er det en ni-til-fem jobb? Vil det være nødvendig med reise, og i så fall må medarbeideren ha et førerkort eller egen bil?

Lønn: Det er ideelt å inkludere lønn eller lønnsomfang innenfor stillingsbeskrivelsen. Dette er også et godt sted å inkludere noen fordeler. Noen ansatte velger en litt lavere lønn enn industristandard, men har da gode fordeler. Hvis du har plass, ta med fordelene, antall feriedager og eventuelle andre frynsegoder.

Se også: Ting du aldri bør spørre jobbsøkere 2. Plikt kandidaten forventes å utføre

Denne delen er uten tvil den viktigste delen av stillingsbeskrivelsen, da oppgavene nøyaktig beskriver

hva kandidaten skal kunne gjøre, og hva de skal gjøre i denne rollen på daglig basis.

De vil også avsløre mer informasjon om ansvarsnivået de ansatte vil ha, omfanget av arbeidet og dens kompleksitet. Dette bør hjelpe med å utrydde de som ikke kan utføre alle de oppgavene du trenger av dem. Hvis du er så usikker på hvordan du kommer opp med en liste over plikter, men i stor grad vet hvilken rolle du trenger å fylle, her er et par ting du kan gjøre for å hjelpe deg med å tenke på det:

Øvelse 1:

Brainstorm en liste over alle de oppgavene som tar mye tid, eller ta bort fra noe viktigere du kan gjøre. For eksempel svarer du på alle kundesamtaler, når du virkelig får en bedre avkastning for å møte mennesker? Tenk på alle de tingene du kunne delegere. Jot dem ned. Mens du kanskje ikke kan inkludere alle disse oppgavene i

en stillingsbeskrivelse, kan mange av dem sannsynligvis knyttes sammen for å passe under en tittel. Øvelse 2: Gå tilbake til din visjon eller mål. Hvilke ting trenger du for å kunne gjøre kompetent for å få deg der du vil? Skriv ut disse oppgavene. Nå jobber du bakover. Hvilken rolle skal personen være i stand til å oppfylle?

Når du oppgir oppgaver, må du prøve å gjøre dem så "aktive" som mulig. I stedet for å skrive en bred liste over generelle oppgaver som "kundeservice", "skriveferdigheter" og så videre, gjør oppgavene mer beskrivende. Dette vil be deg om å tenke dypere om hvilken type hjelp du trenger, og vil gi kandidaten en bedre ide om hva du leter etter.

En mer forklarende liste over oppgaver kan være "svar på innkommende telefonsamtaler, kontakt med leverandører og bestil ny lager, skriv pressemeldinger og opprettholde selskapets sosiale medieprofiler. "Umiddelbart har du en bedre ide om hva jobben vil medføre.

Du kan til og med ramme arbeidsoppgaver på en mer historisk måte. Overvei å gå ned på ruten for "En typisk dag i livet til t inn jobbtittel her] vil inkludere [en liste over plikter]."

Se også: Hvordan ansette din første ansatt

3. Prestasjonsstandarder

En jobbbeskrivelse brukes ofte som et middel til en slutt: Å fylle en åpen posisjon.

I virkeligheten er det mye mer enn det. Det er en mulighet for arbeidsgiveren å legge ut sine forventninger og er det første dokumentet som kan brukes som grunnlag for å måle ytelsen.

Vurder:

I løpet av seks måneder når din ansatte ber deg om en økning, hvordan vil du vite om du skal gi dem en eller annen?

Hvis de har gjort alt som kreves av dem og gått utover, forutsatt at det ikke er noen økonomiske eller kontantstrømsproblemer, kanskje du vil gi dem en økning for å belønne deres innsats og å oppmuntre dem til å fortsette å gjøre gode ting. Men hvis de ikke har oppnådd godt nok, er dette et flott tidspunkt å bruke jobben beskrivelsen for å forklare hvorfor du ikke vil gi dem øke eller fremme dem. Begynn å tenke på stillingsbeskrivelsen som et treningsverktøy. Hvilken kunnskap, ferdigheter og evner trenger din ansatt å ha for å fullføre alle sine oppgaver til det beste av deres evner? Hvis de ennå ikke har disse ferdighetene, vil jobben beskrives hva de trenger å jobbe for, og vil gi deg noe å bruke når det kommer tid til å evaluere deres ytelse.

For klarhetens skyld, skille denne delen inn i en liste over sine egne. For eksempel:

Ytelsesstandarder

All kundevennlig, skriftlig kommunikasjon forventes å være feilfri og grammatisk korrekt.

Kunnskap om Quickbooks regnskapssystem er viktig

Arbeid godt og samarbeide med lagmedlemmer

• Hva er neste?
• Hvis du fortsatt ikke er sikker på hvor du skal begynne, er et godt første skritt bare å komme deg ut og begynne å lese lignende stillingsbeskrivelser for stillingen du vil fylle.
• Søk LinkedIn, sjekk ut populære jobbsider som Monster og Indeed, og ta en titt på konkurrentens nettsteder eller andre lignende virksomhetsområder, kanskje i nabolandene. Du kan til og med prøve Glassdoor.com for å finne ut hvilken lønn folk i ditt område betaler for en lignende stilling.

Når du føler at du har en god følelse av hva du skal inkludere og hvordan du skriver beskrivelsen, følg at " essay format "vi anbefalte tidligere. Skriv ditt skjelettramme, og fyll deretter i detaljene.