Verktøy, tips og triks for forbedret forretningsskrift |

Av de mange kursene jeg tok på college, var virksomhetsskriving det mest utfordrende. Studenter hvis planer innebærer forretningsområder er ikke interessert i abstrakte regler, referanse standarder, forvirrende juridiske språk og andre materialer presentert i disse klassene. Etter en periode som ble brukt til redigering og skriving av forskjellige dokumenter, endte mine klassekamerater og jeg enda mer forvirret.

Klar og kortfattet skriving bør komme lett i næringslivet, hvor et uendelig antall offisielle e-postmeldinger blir sendt om dagen og hvor viktige meldinger blir formidlet. Imidlertid er ikke alle forretningsfolk i stand til å kommunisere effektivt gjennom skriftlige ord. Heldigvis er det alltid plass til forbedring, så lenge vi er forpliktet til å utvikle denne ferdigheten.

At virksomhetsskrivingskurset lærte meg mange ting, men ikke ga mye praktisk råd. Etter mange e-postmeldinger, planer og forretningsbrev har jeg gjort noen praktiske forbedringer som jeg skal dele med deg.

Se også: Hvordan skrive en forretningsplan

Verktøy for bedre forretningsskrifter:

Øvelse Bedriftsskriving er den beste måten å forbedre dine ferdigheter på, men du trenger fortsatt verktøy som vil gjøre prosessen mer effektiv. Etter mye forsøk og feil fant jeg disse fem verktøyene som aldri unnlater å gi gode resultater:

1. Email Excellence

Når du har en viktig e-post til å skrive, men finn deg selv stirrer på den tomme meldingsboksen, er dette verktøyet du trenger. Email Excellence tilbyr en grunnleggende oversikt over meldingene dine med klare forklaringer av hvert element. Og det gir deg også utgangspunkt.

2. NinjaEssays

Denne nettsiden er den beste løsningen for nødssituasjoner. Hvis du har et presserende dokument for å forberede eller du ikke kan skrive det nødvendige innholdet uavhengig av tidsfristen, kan profesjonelle forfattere på tilpasset skrivingstjeneste NinjaEssays hjelpe. Selskapet tilbyr forfattere og redaktører fra alle kategorier, slik at du kan få forretningsdokumenter skrevet og perfeksjonert på kort tid.

3. Docstoc

Hvis du trenger å skrive et viktig dokument, for eksempel en konfidensialitetsavtale, en møteoppsummering eller en gjennomgang av ansattes ytelse, bør du sjekke om Docstoc tilbyr et skjema. Du trenger ikke å lage disse dokumentene fra begynnelsen når du kan oppnå bedre og raskere resultater med en mal.

4. Dragon Dictation

Dette er det perfekte verktøyet for forretningsfolk som vanligvis er mer komfortable enn å skrive. Du kan bruke Dragon Dictation på smarttelefonen, nettbrettet eller datamaskinen. Alt du trenger å gjøre er å snakke, og verktøyet vil oversette ordene dine til tekst. Deretter kan du eksportere innholdet til et Word-dokument, e-post eller sosiale medier.

5. Scrivener

Hvis du må skrive et lengre dokument, kan det gjør at du gjør det enda mer i Word. Scrivener lar deg lage innholdet i seksjoner og flytte dem rundt til du får den riktige rekkefølgen. Du kan også gjøre jobben enklere ved å sette inn forskningsinformasjon og notater ved siden av avsnittene.

Se også: Ting du aldri bør spørre jobbsøkere

Et bilde lagt inn av Bplans (@teambplans) den 19. januar 2016 klokka 12: 15:00 PST

Tips og triks:

Unngå å legge vekt på ord

Det første ordet å unngå er veldig . Det skildrer deg som den minste kreative personen noensinne. Det finnes forskjellige måter å erstatte det ordet i nesten alle konstruksjoner. For eksempel, i stedet for å si at noen forretningsidéer er "veldig konvensjonelle", kan du bruke ordet konservativ . I stedet for å beskrive en jobbkandidat som en person med "veldig sterk personlighet", kan du si at han er fast bestemt, resolutt eller ubøyelig.

Unngå overdreven bruk av preposisjoner

Disse ordene og setningene er nyttige når du vil lage en Flytende overgang fra ett avsnitt til et annet, men svek ofte teksten og legg til unødvendig ordlighet. I stedet for å skrive "Vi skal ha et møte om forslag til budsjettforbedringer 12. februar," kan du si "Vi skal ha et budsjettmøte 12. februar." Forretningsskrift handler om effektivitet.

Unngå jargong

Virksomhetsjargong kan være morsomt når du snakker med dine medarbeidere, men det gjør at du høres dumt i e-post og dokumenter. Neste gang du har lyst til å skrive , bli med et tigerlag , brennplattform , kjernekompetanse , flytt nålen eller tenk utenfor boksen , bør du finne en klarere måte å uttrykke deg selv på.

Det er spesielt viktig å unngå clichés når du kommuniserer med mennesker utenfor næringslivet.

Ikke bruk store ord

Uerfarne forfattere tror at bruk av store ord vil gjøre innholdet sitt bedre. Et "smart" ord bestemmes av det store antall stavelser det har. Vil du bruke ordet start i stedet for start eller bruk i stedet for bruk ? Ikke! Det er alltid bedre å stole på rett ordforråd.

Formål for aktiv stemme

Passive setninger fokuserer på tingen eller personen som handlet på, slik at leseren ikke klart kan identifisere personen som er ansvarlig for handlingen. Passiv stemme lyder ofte indirekte og wordy, som er helt motsatt av prinsippene for forretningsskriving.

I stedet for å si "prosjektet ble presentert av Michael," bør du gå for "Michael presenterte prosjektet."

Lag e-post meldinger kortere

Ellers risikerer du å miste mottakerens oppmerksomhet. Mål for fem eller færre setninger, noe som vil gjøre det enkelt for leseren å lese og svare direkte fra smarttelefonen. Hvis du har mange viktige ting å si, prøv å planlegge et møte eller en videokonferanse.

Ikke bruk for mange utropstegn

Det er greit å legge vekt på et poeng i forretningsskriving, men ved å bruke for mange utropstegn, reduseres påvirkning.

Husk: Legg aldri mer enn ett utropstegn på slutten av en setning. Det gjør at du ser uhøflig ut.

Unngå ordlyd

Dette er den vanligste svakheten i forretningsdokumenter. Du trenger ikke å oppfylle et lengdebehov - de dagene avsluttet da du ble uteksaminert på college. I stedet for å skrive lange setninger som fortynner informasjonen, sikter du på kortere som inneholder mer essens i færre ord.

Kjenn publikum

Hvis du vil skrive en passende e-post, bør du forstå hva mottakeren vet om problemet du fokuserer på. Du må justere vokabular, tone og stil i bedriften din, avhengig av publikum og situasjonen.

Les innholdet høyt

Se hvordan dokumentet eller meldingen lyder før du sender den til en mottaker. Det vil ikke bare hjelpe deg med å forbedre sin stil og klarhet, men vil også gjøre det mulig for deg å finne feil som manglende ord, repeterende setninger og skrivefeil.

Se også: Hvordan skrive en misjonserklæring i 5 enkle trinn

Husk: Bedriftsskriving er en viktig ferdighet å utvikle.

Som forretningsmann må du alltid gi et godt inntrykk. Å skrive en forvirrende e-post uten struktur og flere feil er ikke den beste måten å oppnå det på. Uansett hvor vanskelig det virker, er virksomhetsskrifter verdt å jobbe med. Tipsene og verktøyene som er oppført ovenfor, gjør at du kan uttrykke deg selv ved å skrive mye mer effektivt.

Har du flere tips? Har du brukt noen av disse verktøyene for å hjelpe deg med virksomheten din? Fortell oss i kommentarene.