6 Verktøy for å hjelpe deg med å administrere et fjernt team |
Office 365 Roadmap Radar | What's New in Office 365 | November 2020 Update
Innholdsfortegnelse:
Rundt 67 prosent av selskapene tillater at noen ansatte kan jobbe hjemmefra, og 38 prosent tillate ansatte å jobbe eksternt med jevne mellomrom. Fordelene til en ekstern arbeidsituasjon er ganske åpenbare for ansatte, men det er også flere fantastiske fordeler for sine arbeidsgivere.
Undersøkelser viser at fjernbetjent arbeid ofte er mer produktiv og mer fornøyd med jobbene sine. Bedrifter sparer også på overheadkostnader for kontorrekvisita, plass og datamaskiner når de ansetter eksterne arbeidstakere som bruker sitt hjemmekontor for å fullføre sine daglige oppgaver.
Men når dine ansatte jobber eksternt, hvordan kan du best overvåke sitt arbeid, administrere sine prosjekter og brainstorm sammen? Heldigvis gjør teknologien dette enkelt, og du kan starte med disse seks elektroniske verktøyene.
1. Internet Speed Tool
Ifølge en rapport fra Washington Post kan internetthastigheten knyttes til produktivitet. Studien som ble forklart i rapporten viste at stater med høy gjennomsnittlig internetthastighet også hadde høyere BNP per innbygger, mens stater med lav gjennomsnittlig internetthastighet viste lavere BNP per capita.
Dine ansatte trenger pålitelig høyhastighetsinternett til Vær produktiv å jobbe hjemmefra. Mengden internetthastighet hver ansatt krever avhenger av deres daglige oppgaver. Få dine ansatte til å bruke et Internett-hastighetsverktøy for å sikre at de har en internetthastighet som er høy nok til å dele store filer, bruke elektroniske programmer og verts videokonferanser. Det er et gratis verktøy som er enkelt å bruke og hjelper deg med å måle lagets internettbehov.
Verktøyet tar medarbeiderne gjennom en rekke spørsmål som er ment å samle informasjon om deres internettbruk. På slutten av spørgssekvensen vil dine ansatte få et nummer for deres anbefalte internetthastigheter. De kan da ta dette nummeret til sine respektive internettleverandører for å sikre at de har nok internetthastighet til å håndtere deres personlige og profesjonelle internettforbruk og unngå tidsforsinkelser.
2. Google Disk
Undersøkelser har vist at det tar gjennomsnittlig arbeidstaker åtte søk for å finne de riktige dokumentene og informasjonen de trenger for å fullføre en gitt oppgave. Denne prosessen blir enda mer frustrerende for eksterne arbeidere som ikke raskt kan løse et problem ved å komme til skrivebordet for å identifisere hvor et dokument kan bli funnet. Derfor sender flere versjoner av dokumenter til flere lagmedlemmer en katastrofe som venter på å skje.
Google Disk gjør det enkelt å lage filer og samarbeide i sanntid. Du og dine lagmedlemmer kan se hverandres endringer, legge til kommentarer og jobbe på samme dokument samtidig. Når en ansatt lagrer filer i stasjonen, kan de få tilgang til dem på en hvilken som helst enhet.
Google Disk er gratis å bruke for alle som har en Gmail-konto, og det er ingen grense for antall samarbeidspartnere.
Se også: Hvordan å leie din første ansatt3. Trello
Undersøkelser viser at for hver $ 1 milliard investert er $ 122 millioner bortkastet på grunn av underperformansen av prosjektene. Dette er grunnen til at effektiv prosjektledelse er helt avgjørende for at et lag ser for å optimalisere effektiviteten og lønnsomheten.
Prosjektledelse er nødvendig for alle lag, men det er spesielt nyttig når teamet ditt arbeider eksternt. Trello er et effektivt prosjektstyringssystem som gjør samarbeidet enklere. Ved hjelp av Trellos styrer kan du opprette trinn, tildele oppgaver til gruppemedlemmer, og kartlegge lagets fremgang.
Det er ingen medlemsbegrensninger, og appen er gratis, så du kan bruke den på datamaskinen, smarttelefonen eller nettbrettet. Hvis du vil integrere med Evernote, MailChimp, Google Disk, Dropbox og andre verktøy, er et Business Class-alternativ tilgjengelig for en $ 9,99 månedlig avgift per bruker.
4. HipChat
Når dine ansatte jobber eksternt, savner du fordelene med direkte ansiktstid og samhandling. HipChat, en direktemeldingsapp for bedrifter, lar deg og dine lagmedlemmer video- eller tekstchatt, overføre filer, dele skjermer og mer. Når hele laget bruker HipChat, vil det føles som alle sammen jobber på samme kontor.
Den grunnleggende versjonen er gratis for ubegrensede brukere, og hvis du vil ha videochat, skjermdeling og andre avanserte funksjoner, er HipChat Plus tilgjengelig. for en $ 2,00 månedlig avgift per bruker.
Du kan også planlegge en-til-en-møter mellom ansatte og ledere ved hjelp av denne appen, noe som vil være viktig for deg å gjøre minst en gang i måneden for å berøre baser med hver av dine eksterne lagmedlemmer. Hvis du ikke er helt sikker på hva et vellykket en-mot-møte vil se ut, tilbyr Tiny Pulse en utmerket guide til det som bør diskuteres i månedlige individuelle møter med dine ansatte.
Se også: Hva definerer din bedrift kultur?5. Tidlig
Case-studier på organisasjoner som har implementert tidssporing, har vist at bruk av en tidssporingsmetode for å holde tabs på hvordan ansatte bruker sin tid, er ikke bare gunstig for ledere å forstå hva en gjennomsnittlig dag ser ut til deres ansatte, men det Det kan også øke ansattes produktivitet betydelig.
Det er vanskelig å spore fjernarbeidstimer og overvåke hvor lang tid det tar å fullføre oppgaver. Med Timely kjører i bakgrunnen av gruppemedlemmene dine, kan du opprettholde en digital logg over alle prosjekter. Du kan angi ferdigstillingsmål, sammenligne opptatt tid med estimater og organisere prosjekter basert på prioritet.
Hvis du vil administrere alle gruppemedlemmene på samme konto, er Professional-planen tilgjengelig for en månedlig avgift på USD 14,00 per bruker.
6. RealtimeBoard
Rapporter viser at ansatte som er svært engasjert i organisasjonene de jobber langt, er 87 prosent mindre tilbøyelige til å forlate enn ansatte som føler seg utkoblet fra sine firmaer.
Selv om det er litt vanskelig å sikre at offsite-ansatte er forlovet Å finne en måte å hjelpe dem med å føle seg som en del av din bedrift, vil være et viktig skritt for å hindre en høy omsetningsrate blant ditt fjerntliggende team.
Arbeid eksternt kan være mindre stressende enn pendling, men du savner vannkjøler samtaler og whiteboard brainstorming økter. Servert som en virtuell whiteboard, er RealtimeBoard et visuelt samarbeidsprogram som gir en digital versjon av disse lagbondingsmulighetene. I sanntid kan du lage diagrammer, undersøkelser, brainstorm, legge til notater og mer. Appen er gratis for inntil tre medlemmer, og planene starter med $ 40,00 per måned for fem medlemmer.
Administrering av et eksternt team kan være utfordrende, men å investere i teknologi kan gjøre det lettere å samarbeide, kommunisere og spore produktivitet. Å legge til noen av disse verktøyene, vil bidra til å strømlinjeforme virksomheten din, og gjøre det eksterne teamet ditt til en mer samarbeidende og produktiv arbeidsstyrke.
