Slik utarbeider du bedriften før skattesesongen |

Å gjøre forretningskatter kan være vanskelig for nye s. I denne artikkelen deler jeg smartere og raskere måter å registrere dine utgifter og holde oversikt over kvitteringer og andre viktige dokumenter for dine skatter. Hvert av disse tipsene er enkelt å implementere og bør bidra til å gjøre skattetiden til en bris!

Tips # 1: Bruk regnskapsprogramvare for å holde oversikt over virksomhetsutgifter

En av tingene som mange småbedriftseiere sliter med, forblir på øverst på bokføringen deres gjennom året. Hvis du ikke bruker en regnskapsprogramvare som QuickBooks eller Xero, setter du deg opp for feil kommer skattetid.

Jeg er en CPA og tror det eller ikke, jeg bruker QuickBooks til å gjøre bøkene mine og prep meg selv for skattesesongen. Dette gjør det så mye lettere og sikrer at du beholder nøyaktige oversikter over inntekter og utgifter. Hvis du finner deg selv alltid i "innhentingsmodus" når det gjelder bøkene dine, må du investere i regnskapsprogramvare.

Tips nr. 2: Bruk kostnadskategorier i regnskapsprogramvaren din

Kostnadskategorier er bare en måte å gruppere kjøp som du lager for virksomheten din. For eksempel er kontorrekvisita, restauranter og bensin kostnadskategorier. De kan hjelpe deg med å spore leverandørutgifter bedre enn å sette opp hver leverandør for hverdagskjøp.

Årsaken er at den gir deg mulighet til å legge inn utgifter raskere. Dette sparer tid, og det vil tillate deg bare å holde oversikt over den viktigste informasjonen som kreves for skatt.

La oss gå gjennom et scenario for å se hvordan dette ville fungere:

Som bedriftseier kjøper du sannsynligvis kontorrekvisita for din virksomhet. Forhåpentligvis er du ikke som et barn i en candy-butikk som ser på alle de skinnende nye pennene og notatbøkene på hyllene. Mer enn sannsynlig vil du bare kjøpe nødvendige kontorrekvisita fra en kontorforsyningsbutikk som Office Depot eller Staples, men du kan også kjøpe kontorsrekvisita fra andre steder som Costco eller Target.

Når du er klar til å registrere disse kjøpene i din regnskapsprogramvare, sett opp slik:

• Opprett ikke fire leverandører i QuickBooks (eller QuickBooks-alternativet) for Office Depot, Staples, Costco og Target. Opprett
• en leverandør som heter "Kontorforsyningskjøp" eller "Kontorrekvisita" og kodes for alle kontorforsyningskjøp til leverandøren av "Office Supply". I tabellen nedenfor har jeg tatt med noen eksempler på hverdagskjøp som du kan sette opp kategorier for i stedet for leverandører.

De fleste bedriftseiere

ikke trenger å holde oversikt over hvor mye penger de bruker med hver leverandør at de kjøper dagligvarer fra kontorrekvisita, bensin og klientlunsjer. Tro det eller ikke, IRS krever ikke at du sporer utgiftene dine som dette heller. I tillegg er de viktigste årsregnskapene du bruker for å bestemme helsen til virksomheten din som resultatregnskapet, oppført som utgiftskategorier som "Kontorrekvisita" og ikke de spesifikke leverandørene du kjøpte; Dette er en annen grunn til at du ikke trenger å spore utgiften din av leverandøren.

Jeg er en adjunkt regnskapsfører og jeg lærer også QuickBooks. Da jeg forklarte dette konseptet i en av mine klasser, tok en hånd straks opp. Først trodde jeg at studenten skulle prøve å utfordre meg om hvorvidt IRS faktisk krever at du sporer utgiften din på denne måten - kan du fortelle at dette skjer ofte?

Studenten viste seg imidlertid å være franchiseeieren til et lokalt H & R Block kontor. Han støttet mitt krav 100 prosent. Han fortalte klassen at han ved å utarbeide selvangivelser for bedriftseiere deler ofte tips som denne. Han fortsatte med å si at på slutten av dagen hvis IRS ønsker det detaljnivået, kan du alltid produsere kvitteringen.

Heldigvis har jeg en flott løsning for deg som kvitt kvittene du har fylt i din hanskesett og den elskede skoenboksen, så fortsett å lese!

Tips nr. 3: Bruk årlige kredittkortoppsummering

Først bør alle småbedriftereiere opprette en egen bedriftskonto (som er

aldri brukt til personlige utgifter) slik at du enkelt kan identifisere inntekter og utgifter som er rapporterbare og / eller fradragsberettigede i skattemessige hensyn. Hvis du ikke gjør dette, vil det gjøre det vanskelig å holde oversikt over legitime virksomhetsutgifter som kan være berettiget til skattefradrag i forhold til personlige utgifter, som ikke er.

Hvis du har både forretnings- og personalkostnader i samme bankkonto, må du gå gjennom bankkontiene og bare inkludere utgifter knyttet til virksomheten din i regnskapsprogramvaren. Denne manuelle prosessen med å skille ut personlige og forretningsmessige utgifter er så kjedelig at jeg lover at du vil være klar til å kjøre til nærmeste bank for å sette opp den bedriftskonto for å unngå å gå gjennom dette neste skatteår!

Før du vet det, 15. april vil være her. Hvis skatteperioden kryper opp på deg hvert år, sjekk ut disse fire skatteplanleggings tipsene hver liten bedrift skal implementere. Men hvis du tilfeldigvis befinner deg i å legge inn dine utgifter i regnskapsprogramvaren, er det en måte å få utgiftene raskt på, å bruke den årlige oppsummeringen som kredittkortselskaper gir i begynnelsen av januar.

Denne rapporten er bra fordi det oppsummerer alle dine kjøp etter bekostningskategori. Du kan bruke disse tallene til å summere dine totale utgifter for hver kategori. Nedenfor er et øyeblikksbilde av hvordan det generelt vil se ut.

Som du ser vil de fleste kategoriene lignes på det du allerede har satt opp i regnskapsprogramvaren:

En ulempe ved å bruke en oppsummert erklæring som denne er at du ikke vil kunne skrive inn eksakt dato for hvert kjøp. I den store ordningen av ting er dette mindre, men det er ikke noe du bør gjøre vane med. Husk at dette er en kortsiktig løsning slik at du kan få dine utgifter registrert, generere regnskap, og arkivere disse skattene i tide! Hvis du kjøper anleggsmidler i løpet av året, er det viktig å ha spesifikk innkjøpsdato fordi det er en nøkkelkomponent ved beregning av avskrivningsutgifter som er fradragsberettiget i skatteformål.

Tips # 4: Gå papirløs

Jeg skal vær den første til å innrømme at begrepet "papirløs" alltid hørtes godt, men det var vanskelig for meg å omfavne først. Som regnskapsfører er jeg en stor forstander av dokumentasjon. Som de sier om min favoritt juridiske drama, Law & Order, handler det om hva du kan bevise. Det synes også å være IRS motto.

Med dagens teknologi er det mye lettere å lage elektroniske kopier av kvitteringer og Andre økonomiske dokumenter som du pleide å måtte lagre vekk i et fysisk arkivskap. Det er på tide å bli kvitt de støvete arkivskapene som tar opp plass og overfører til et elektronisk arkiveringssystem. Det er mye lettere å finne dokumenter som er lagret på datamaskinen din (eller i skyen) enn det er å blande gjennom filmapper.

Men hvordan organiserer du alle disse filene? Vel, du stiller gode spørsmål. Jeg anbefaler at du bruker et nettbrettlagringssystem som Dropbox. Du kan opprette en mappe for året (2017) og deretter en undermappe for hver utgiftskategori (dvs. Kontorutstyr, Måltider, Drivstoff). Last ned appen på mobilenheten din slik at du kan enkelt skanne kvitteringer mens du er ute, lagre dem til høyre mappe og kaste den papirkvitteringen! Ingen flere utfyllingskvitteringer i hanskekassen eller lommeboken for å håndtere senere.

Hvis du ikke er overbevist om, kan du ta barnetrinn ved å starte i ett område, men jeg lover at når du implementerer det "papirløse" konseptet, vil ikke være i stand til å bli kvitt disse arkivskapene raskt nok. Nedenfor finner du noen strategier du kan implementere for å bevege deg mot den "papirløse" modellen:

Skannekvitteringer

Kassering av kvitteringer er en av de vanligste feilene som gjøres av små bedrifter. Ikke gå glipp av skattefradrag fordi du kvitt kvitteringen. Det er flere apper på markedet som lar deg skanne kvitteringer. Ryddig og Shoeboxed er begge gode apps som vil integreres med en regnskapsprogramvare som QuickBooks eller Xero, slik at du kan eliminere dataregistrering helt og hold!

Last ned regninger fra leverandører

I dag vil de fleste leverandører tilby deg muligheten til å motta regningene dine via e-post eller tillat deg å laste dem ned direkte fra deres nettside. Jeg anbefaler at du slutter å ha regningene dine fysisk sendt til deg og begynner å laste ned regningene dine i stedet. Dette vil tillate deg å spare tid ved ikke å skanne det først; Du kan enkelt lagre regningen i din elektroniske mappe eller laste den opp til regnskapsprogramvaren på bare noen få minutter.

Bonus - hvis du bruker Xero, har de en kul funksjon kalt side om side filer. Dette tillater deg å laste opp leverandørregningene dine til programvaren, slik at du kan få informasjonen rett foran deg når du er klar til å skrive den sjekken.

Få PDF kvitteringer

I dag går flere forhandlere bort fra papir kvitteringer og tilbyr deg muligheten til å motta tekst eller en epost med kvitteringen din vedlagt. Jeg anbefaler at du går med den e-postkvitterte kvitteringen fordi det vanligvis er et nedlastbart PDF-dokument, mens tekstmeldingskvitteringen kanskje ikke er. Du kan enkelt dra og slippe en PDF-kvittering i en elektronisk mappe på mindre enn et minutt.

Last ned alle bank- eller kredittkortopplysninger

For de fleste av dere som gjør nettbank som meg selv, er dette sannsynligvis en no- brainer. Men hvis du fremdeles mottar papirbank eller kortopplysninger, bør du kutte ledningen så raskt som mulig. Dette er et av de områdene hvor du kan minimere sjansene for identitetstyveri.

Tro det eller ei, det er folk der ute som stjeler folks identitet ved å åpne posten sin. Jeg mottar ikke lenger dokumenter med økonomisk informasjon som bank- eller kredittkortopplysninger eller 401k eller annen investeringsinformasjon via snail mail.

Bunnlinjen

Tro det eller ikke, skattetid kan faktisk være en bris. Nøkkelen til å nå det målet er å sette opp et system som vil fungere for deg og holde fast ved det. For å komme i gang, sett bort et par timer i den første uken i hver måned for å sikre at du har skannet og arkivert alle kvitteringer og regninger for forrige måned. På samme tid fullfører forsoningsprosessen i regnskapsprogramvaren for alle bank- eller kredittkortkontoer for å sikre at bank- eller kredittkortbalansen og bøkene dine samsvarer.

Pass på at du legger dette på kalenderen som et gjentakende møte med bøkene dine. "Prøv å velge en vanlig arbeidsdag og en som du pleier å være i et ganske godt humør, det vil si en fredag ​​eller lørdag morgen. Hvis du er villig til å gjøre arbeidet gjennom hele året, vil den slemme dashen til 15. april bli en ting fra fortiden.

For mer om å være forberedt på skattesesonger, vær sikker på å sjekke ut 4 ting hver liten bedrift burde vite Om skatter.